Vpis v bazo podatkov se opravi na podlagi pravnomočne odločbe s katero so bile storilcu prekrška v cestnem prometu izrečene kazenske točke oziroma na podlagi pravnomočne odločbe o prenehanju veljavnosti vozniškega dovoljenja.
Vpis opravi oziroma odredi Sodnik za prekrške, pred katerim je tekel postopek, če pa je postala odločba o prekršku pravnomočna po pritožbenem postopku, vpis opravi oziroma odredi sodnik poročevalec. Predstojniki Sodnika za prekrške oziroma predsednik Senata za prekrške Republike Slovenije lahko za vpis v bazo podatkov pooblastijo administrativno tehničnega delavca.
Sodnik za prekrške oziroma za to posebej pooblaščeni administrativno tehnični delavec je dolžan takoj, ko postane odločba s katero so bile storilcem prekrškov v cestnem prometu izrečene kazenske točke, podatke o storilcu in o številu izrečenih kazenskih točk vpisati v bazo podatkov. Enako se ravna, ko postane pravnomočna odločba o prenehanju veljavnosti vozniškega dovoljenja. Sodniki za prekrške so zato dolžni sproti preverjati pravnomočnost odločb s katerim so bile izrečene kazenske točke v cestnem prometu oziroma odločb o prenehanju veljavnosti vozniškega dovoljenja.
Ko se opravi vpis v bazo podatkov, ga ni več mogoče spreminjati ali popravljati. Če pride do pomotnega vpisa, je potrebno o tem obvestiti Republiški senat za prekrške pismeno. Pristojna oseba na Senatu za prekrške Republike Slovenije v bazi podatkov popravi pomotni vpis ali posamezni podatek.
Kopije pravnomočnih odločb na podlagi katerih so bili izvršeni vpisi, je potrebno naknadno poslati na Senat za prekrške Republike Slovenije, kjer se mora po prejemu pravnomočnih odločb, preveriti pravilnost vpisov v evidenco.