Ko je posamezna zadeva dokončno rešena, je treba pregledati spis, odrediti odložitev v arhiv in na ovitku označiti rok hrambe (npr.: “Hraniti do konca leta 2000”).
Zadeva je dokončno rešena z zavrženjem ovadbe, s pravnomočnim sklepom o ustavitvi postopka ali preiskave, z zavrženjem obtožbe, s pravnomočno sodbo ali sklepom o sodnem opominu, varnostnem ukrepu ali ukrepu proti mladoletniku, s pravnomočno odločbo v posebnih postopkih ali v postopku zaradi prekrška.