Za napredovanje morajo biti izpolnjeni naslednji splošni pogoji, ki so s posebnimi pogoji določeni v prilogi I tega pravilnika kot njegov sestavni del:
Dodatna-funkcionalna znanja, ki so pomembna za uspešnejše opravljanje dela na delovnem mestu in niso predpisana kot pogoj za razporeditev na delovno mesto, se dokazujejo z javnimi listinami oziroma potrdili o dodatno pridobljenih funkcionalnih znanjih in strokovnih nazivih. Izpolnjevanje ostalih pogojev za napredovanje se dokazuje s pisnimi dokazili in s pisnimi ocenami nadrejenega (vodja oddelka, vodja enote, strokovni vodja, umetniški vodja). Za zaposlene v Vil do IX tarifni skupini v knjižnicah, arhivih, zavodih za varstvo naravne in kulturne dediščine, muzejih in galerijah se izpolnjevanje kriterijev ocenjuje tudi na podlagi točk.
Delovna uspešnost zaposlenega, izkazana v daljšem, najmanj enoletnem obdobju, se ocenjuje s pisno oceno podpovprečen, povprečen, nadpovprečen.
Dokazila mora predložiti zaposleni, razen dokazil, ki jih izda javni zavod.
Pisna dokazila se lahko v postopku napredovanja uporabijo le enkrat.