Podatki, pomembni za napredovanje, se hranijo v osebni mapi zaposlenega pri direktorju javnega zavoda, ki je dolžan zagotoviti pravilno uporabo teh podatkov in onemogočiti nepooblaščenim vpogled v osebno mapo.
Podatke v osebni mapi je dovoljeno uporabljati le za določitev plačilnega razreda zaposlenega ali ugotavljanje zlorabe določb tega pravilnika.
Pooblaščeni delavec, ki dopusti uporabo podatkov iz osebne mape v nasprotju z 2. odstavkom tega člena, je razrešen svoje funkcije, delavcu pa v primeru ugotovljene škode pripada pravična odškodnina.