15. člen
(spis v fizični obliki)
(1)
Listine in druga pisanja, ki so pomembna za sestavo notarske ali zasebne listine ali storitev zastopanja, ki se vpisuje v vpisnik, razen v vpisnik OV, in niso priložene listini, se vložijo v spis, ki se odpre po prejemu pisanja.
(2)
Vhodno pošto prevzame notar ali oseba, ki jo notar pooblasti. Na vsak vhodni dokument se odtisne štampiljka o prejemu.
(4)
Če je vhodnemu dokumentu priložen denar ali vrednostni papir ali listina, notar sestavi posebno potrdilo o prejemu pošiljke po zakonu, ki ureja notariat.
(5)
Na zahtevo stranke mora notar odtisniti štampiljko o prejemu tudi na kopijo vhodnega dokumenta.
(6)
Pisanje, zaradi katerega se odpre spis, se vpiše v ustrezni vpisnik še isti dan, ko notar prejme pisanje.
(7)
Spis se odpre tako, da se pisanje vloži v ovitek spisa.
(8)
Naslovno stran ovitka spisa notar opremi tako, da nanj navede svoje osebno ime in sedež ali odtisne svoj žig, v zgornji desni kot vpiše opravilno številko spisa, na sredino ovitka spisa pa podatke o predmetu in strankah.
(9)
Opravilna številka spisa je sestavljena iz označbe vpisnika, v katerega se vpiše predmet, zaporedne številke vpisa v koledarskem letu in leta, v katerem je predmet vpisan v vpisnik.
(10)
Ne glede na prejšnji odstavek lahko notar v primeru, ko se listina ne sestavi takoj po prejemu pisanja, v času do sestave listine, vodi spis pod opravilno številko, ki je sestavljena iz označbe »P« (priprava), zaporedne številke v tekočem letu in leta, v katerem je prejeto pisanje. V takem primeru notar vodi tudi pomožni vpisnik z oznako »P«, kamor vpisuje podatke, navedene v 4. členu tega pravilnika, podatke, navedene v 6. do 8. členu tega pravilnika in podatke navedene v 10. členu tega pravilnika glede na vrsto listine, ki jo sestavlja v zvezi s prejetim pisanjem.