O vsaki seji sveta zavoda se piše zapisnik.
Zapisnik obsega glavne podatke o delu na seji, zlasti pa podatke o času in kraju seje, dnevni red seje, udeležbo na seji, vsebino razprav, predloge, izide glasovanja o posameznih predlogih in o sklepih, ki so bili sprejeti, čas zaključka seje. Sprejeti zapisnik podpiše predsednik sveta zavoda.
Za administrativna dela za svet zavoda, vključno s skrbjo za zapisnik, je zadolžen direktor zavoda oziroma od njega pooblaščeni delavec zavoda.
Zapisnik se pošlje članom sveta zavoda in direktorju zavoda z gradivom za naslednjo sejo sveta zavoda.