Dopisna seja je dopustna samo v primeru, ko ni možno sklicati redne oziroma izredne seje sveta, odločitev sveta pa je potrebna takoj, ker bi v nasprotnem primeru nastale nepopravljive posledice za zavod.
Dopisna seja se lahko skliče tudi, kadar se odloča o manj pomembnih zadevah, glede katerih ne bi bilo smotrno sklicati redne ali izredne seje sveta zavoda.
Dopisna seja se opravi po telefonu, ali na drug ustrezen način, ki omogoča, da člani sveta zavoda lahko odločajo o posamezni zadevi. O poteku dopisne seje se naredi zaznamek.
O sklicu seje odloči predsednik sveta, ki je dolžan o vsebini sprejetih odločitev seznaniti svet zavoda na njegovi prvi seji, ki sledi dopisni seji.