8. člen
(zahteva za potrditev notranjih pravil)
(1)
Zahteva za potrditev notranjih pravil se vloži na predpisanem obrazcu iz Priloge 1, ki je sestavni del tega pravilnika (v nadaljnjem besedilu: priloga 1), ali prek spletnega programa, ki vsebuje vse sestavne dele iz priloge 1 tega pravilnika.
(2)
Zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil se vloži na predpisanem obrazcu iz Priloge 2, ki je sestavni del tega pravilnika (v nadaljnjem besedilu: priloga 2), ali prek spletnega programa, ki vsebuje vse sestavne dele iz priloge 2 tega pravilnika.
(3)
Pred vložitvijo zahteve za potrditev notranjih pravil mora njihov pripravljavec opraviti samoocenitev njihove skladnosti tako, da v ustrezni kontrolni seznam pri vsaki zahtevi (kontrolni točki) v obliki sklicev vnese podatke o določbah notranjih pravil, ki zagotavljajo skladnost notranjih pravil z zakonom, podzakonskimi akti in pravili stroke. Kontrolni seznam je v skladu z 2. členom tega pravilnika objavljen na spletni strani državnega arhiva.
(4)
Zahtevi se priložijo:
-
poročilo o pripravi in izvedbi zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev,
-
seznam dokumentov, ki sestavljajo notranja pravila, in dokumenti,
-
samoocenitev iz prejšnjega odstavka.
(5)
Seznam iz druge alineje prejšnjega odstavka za posamezni dokument vsebuje najmanj:
-
ime dokumenta,
-
oznako različice dokumenta ali dokumenta iz evidence dokumentarnega gradiva in
-
datum potrditve dokumenta.
(6)
Podatki iz seznama dokumentov, ki sestavljajo notranja pravila, ter imena in oznake dokumentov ali različic dokumentov, ki so priloženi zahtevku za potrditev, morajo biti usklajeni.
(7)
Kadar se pripravljavec v samoocenitvi iz tretje točke tega člena sklicuje na potrdilo o skladnosti (na primer certifikat o skladnosti z ISO standardom), ki ga je izdal pristojni organ ali neodvisna organizacija, k zahtevi za potrditev notranjih pravil priloži to potrdilo in dokazilo o obsegu preverjanja skladnosti.
(8)
Notranja pravila podpišejo pooblaščene osebe v organizaciji ali se drugače dokazuje, da so jih potrdile pristojne osebe.