16. člen
(evidentiranje gradiva)
(1)
Dokumentarno gradivo se praviloma evidentira ob nastanku ali po prejemu, vendar najpozneje ob zajemu v informacijski sistem ali pri pretvorbi v digitalno obliko.
(2)
Oseba v notranjih pravilih opredeli evidence, ki jih vodi za gradivo, katerega zajem in hrambo ureja z njimi.
(3)
Za vsako evidenco gradiva v informacijskem sistemu se določijo evidenčni podatki. Evidenca o gradivu vsebuje najmanj naslednje evidenčne podatke: