15. člen
(opis postopkov za izvajanje zajema, e-hrambe ali spremljevalnih storitev)
(1)
Notranja pravila vsebujejo določbe, s katerimi se opredeli izvajanje postopkov ali storitev. S temi določbami se zagotavljajo dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost zajetega in hranjenega gradiva.
(2)
Vsi postopki, ki so del poslovanja in se urejajo z notranjimi pravili, se v teh pravilih natančno opišejo, na primer:
1.
pretvorba gradiva iz fizične v digitalno obliko (digitalizacija),
2.
pretvorba gradiva iz fizične ali digitalne oblike na mikrofilm (mikrofilmanje),
3.
pretvorba gradiva iz ene v drugo digitalno obliko,
4.
druge oblike pretvorb, kakor jih opredeljuje 15. člen uredbe,
5.
zajem gradiva v digitalni obliki in pripadajočih metapodatkov v informacijski sistem,
6.
hramba gradiva v digitalni obliki,
7.
odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva,
8.
izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu,
9.
izločanje in uničevanje dokumentarnega gradiva,
10.
prenos gradiva med informacijskimi sistemi.
(3)
V vsakem opisu postopka iz prejšnjega odstavka se jasno opredelijo:
-
namen postopka in obseg posameznih aktivnosti v njegovem okviru,
-
odgovorna oseba, ki usmerja in nadzoruje postopek,
-
izvajalci aktivnosti v okviru postopka in njihova odgovornost,
-
merila za ugotavljanje uspešnosti postopka in morebitni pogoji za začetek postopka,
-
aktivnosti za preverjanje uspešnosti postopka in morebitno odpravo ugotovljenih napak ter odgovorna oseba.