4. člen
(priprava zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev)
(1)
Oseba pred sprejetjem notranjih pravil izvede pripravo in organizacijo zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev. Oseba, ki pripravlja spremembo notranjih pravil, dodatno izvede pripravo in organizacijo zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev v obsegu, ki vsebinsko omogoča pripravo spremenjenih notranjih pravil.
(2)
Oseba, ki vloži zahtevek za potrditev notranjih pravil ali vzorčnih notranjih pravil iz 20. člena zakona v državni arhiv, zahtevku priloži poročilo o izvedeni pripravi iz prejšnjega odstavka.
(3)
Poročilo iz prejšnjega odstavka vključuje najmanj:
1.
obseg zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev pri osebi, ki se uredi z notranjimi pravili;
2.
opis metodologije za pripravo ocene tveganja in načrta za upravljanje tveganj;
3.
analizo upravljanja gradiva, ki vsebuje najmanj:
-
popis poslovnih, pravnih in tehnoloških zahtev, ki jih mora vlagatelj upoštevati pri izvajanju postopkov ali storitev;
-
popis informacijskih sredstev v zvezi z zajemom in e-hrambo ali spremljevalnimi storitvami;
-
popis vrst gradiva, ki nastaja ali bo zajeto in hranjeno, v katerem je označeno gradivo, ki ima lastnosti dokumentarnega in arhivskega gradiva;
-
izvleček ocene obstoječega informacijskega sistema in informacijske varnosti vključno s povzetkom ključnih tveganj;
4.
načrt za izvajanje postopkov ali storitev in vzpostavitev ali prenovo informacijskega sistema.