Pred overitvijo knjige sklepov mora stranka podati eno izmed naslednjih pisnih izjav (v nadaljevanju: izjava):
-
da družba še nima overjene knjige sklepov,
-
da so vse strani knjige sklepov v fizični obliki, ki je bila že overjena (z navedbo notarja, datuma ter številke overitve) izpolnjene,
-
da se je knjiga sklepov, ki je bila že overjena (z navedbo notarja, datuma ter številke overitve) izgubila ali uničila.
Izjava se shrani v spisu, ki ga vodi notar pod zaporedno številko v splošnem vpisniku (SV), v katerega je vpisano notarsko potrdilo o overitvi knjige sklepov.