(1)
Odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva se opravi na podlagi vrednotenja dokumentarnega gradiva.
(2)
Načela in kriteriji za vrednotenje dokumentarnega gradiva so:
-
potrebe zgodovinopisja, drugih znanosti in kulture, s tem da se upošteva najpogosteje uporabljeno arhivsko gradivo za te namene,
-
pomembnost vsebine gradiva, ki se ugotavlja z neposredno analizo ali s predvidevanjem,
-
specifičnost dogodkov in pojavov, za katere je potrebno ohraniti več gradiva ali gradivo v celoti,
-
specifičnost kraja ali območja, na katerega se nanaša gradivo, oziroma na katerem je gradivo nastalo,
-
pomen javnopravne osebe, ki ustvarja gradivo,
-
odločujoči organ,
-
pomen avtorja gradiva,
-
izvirnost dokumentov ter njihovo ponavljanje (dupliranje), tako da se v množici multipliciranega gradiva določi gradivo, ki najbolj popolno odraža vsebino,
-
izvirnost podatkov in informacij ter njihovo ponavljanje, tako da se zagotavlja optimalno možno ohranjanje izvirnih zapisanih podatkov in informacij o naravi, stvareh, krajih, dogodkih, pojavih in osebah,
-
zadovoljiva zastopanost masovnega enakovrednega gradiva na podlagi reprezentativnega izbora, glede na vrsto gradiva, kronološki presek ali statistične metode,
-
ohranjenost in obseg nastalega gradiva,
-
notranje in zunanje značilnosti gradiva kot so jezik, umetniška vrednost ali način zapisa.
(3)
Dokumentarno gradivo za katerega se šteje, da je zaradi svojega pomena praviloma vedno arhivsko gradivo, je določeno v prilogi tega pravilnika.
(4)
Javnopravna oseba odbira arhivsko gradivo v skladu z določili tega pravilnika in v skladu s pisnimi navodili pristojnega arhiva za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva.