Arhivsko gradivo je popisano, če javnopravna oseba po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva izdela popis arhivskega gradiva, ki vsebuje naslednje elemente:
-
naziv javnopravne osebe, od katere izvira arhivsko gradivo,
-
obdobje (začetno in končno leto), iz katerega izvira arhivsko gradivo,
-
skupni obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v dolžinskih metrih in s številom tehničnih enot (ovojev, map, škatel, fasciklov, knjig, kolutov, disket ipd.) ter s številom logičnih enot, kadar se prevzemajo digitalni nosilci zapisa,
-
zaporedne številke tehničnih enot,
-
opis vsebine arhivskega gradiva v tehničnih enotah oziroma oznake osnovnih enot združevanja dokumentov po vsebini ali po vrstah gradiva,
-
ime in priimek delavca, ki je izdelal popis arhivskega gradiva,
-
datum izdelave popisa arhivskega gradiva.