Pred vložitvijo vloge za pridobitev podpore za promocijo vina (v nadaljnjem besedilu: zahtevek) mora pridelovalec, v skladu s predpisom, ki ureja ureditev trga z grozdjem, moštom in vinom, pridobiti sklep ministra, da je njegov program promocije ustrezen.
Zahtevek se pošlje na Agencijo za kmetijske trge in razvoj podeželja na obrazcu Poročilo o programu promocije vina, ki je priloga tega navodila. Obrazec lahko pridelovalec v rubriki »podatki o izvajanju promocije po številki pridelka iz registra« razširi z dodatnimi vrsticami. Če vlagatelj uveljavlja več zahtevkov hkrati, je dolžan narediti skupen seštevek vseh hkrati vloženih zahtevkov rubriki »seštevek zahtevkov«. Obrazcu morajo biti priloženi: kopija enotne carinske listine s potrjenim prehodom meje po 31. 12. 2001 (v nadaljnjem besedilu: ECL), potrdilo o poreklu vina, ki je odločba o ocenitvi vina s strani pooblaščene organizacije za oceno vina, ter sklep o potrditvi programa promocije s strani ministra.