Pristop k evidencam, ki vsebujejo zaupne podatke, ki so določeni za “državno tajnost” ali “uradno tajnost” stopnje “strogo zaupno” in osebne podatke, se varuje s sistemom identifikacije uporabnika.
Pri izdelavi dokumenta, ki vsebuje podatke iz prvega odstavka tega člena, se na originalu označi, v koliko izvodih je bil izdelan (napisan, natiskan, narisan, razmnožen) in komu je bil posredovan. Vsak izvod takega dokumenta mora imeti svojo evidenčno številko.
Če je gradivo iz prvega odstavka tega člena sestavljeno iz več listov ali če ima priloge, mora biti vsaka stran označena z vrsto tajnosti in stopnjo zaupnosti ali zvezana tako, da listov ali prilog ni mogoče iztrgati.