Če se pisanje nanaša na novo zadevo se vpiše v ustrezen vpisnik in odpre spis in opremi z opravilno številko.
Vsak nov spis se opremi z ovitkom, na katerem je na naslovni strani označba vpisnika zadeve, ime in priimek udeleženca v postopku, če se zadeva nanaša na sodnika pa tudi ime in sedež sodišča.
Pisanja, ki se nanašajo na že obstoječe spise se vpišejo v popis spisa ter vložijo v ustrezen spis.
Spis se uredi tako, da se pisanja vložijo kronološko, kot so vpisana v popis spisa.
Pri računalniško podprtem načinu vodenja vpisnika lahko predstavlja ovitek spisa računalniški izpis, ki se vloži v poseben plastični ovitek ali nalepi na ovitek spisa.
V vsakem spisu se vodi popis spisa. Popis spisa vsebuje kratko vsebino posameznega pisanja, njegovo redno in listovno številko, označbo prilog ter datum prejema pisanja.
Pisanja se vpisujejo v popis spisa sproti.