Spis se vloži v arhiv, ko je v zadevi izdan končni sklep ali odločba ali je zadeva zaključena na podlagi dokončnega odgovora ali mnenja sodnega sveta in so izvršena vsa opravila.
Ko vodja urada, višji pravosodni sodelavec ali pravosodni sodelavec urada sodnega sveta ugotovi, da so izpolnjeni pogoji po prvem odstavku tega člena, odtisne na ovitku spisa štampiljko »vložiti v arhiv in hraniti do…..«, zaznamek datira in ga podpiše.
Če obstajajo spisi z oznako zaupnosti, se navedeni spisi po preteku roka hranjenja komisijsko uničijo. Komisija ima tri člane, ki jo imenuje in vodi sekretar sodnega sveta.
Roki hranjenja dokumentarnega gradiva sodnega sveta so naslednji:
1.
zadeve vodene pod vpisnikom številka 1 – eno leto po odločitvi Državnega zbora Republike Slovenije,
2.
zadeve vodene pod vpisnikom številka 2, 3, 4 in 5 – trajno;
3.
zadeve vodene pod vpisnikom številka 6 – 5 let od zadnje odločitve oziroma odgovora sodnega sveta stranki;
4.
dokumentacija, ki je priložena kandidacijskim postopkom – se hrani 1 leto od dokončne odločitve sodnega sveta, v primeru sprožitve sodnega postopka pa trajno;
5.
poslovne knjige – 10 let;
6.
končni obračuni plač ter izplačilne liste za obdobje, za katera ni končnih obračunov plač – trajno;
7.
evidenčni kartoni o izrabi delovnega časa – 5 let;
8.
delovne knjižice – dokler traja delovno razmerje.
Če je za posamezne dokumente določen na podlagi drugih predpisov krajši ali daljši rok hranjenja, se upoštevajo določbe navedenih predpisov.