(1)
Na podlagi poizvedb in poznavanja posameznih področij, na katerih nastaja gradivo, pripravijo arhivi letne programe evidentiranja zasebnega arhivskega gradiva (v nadaljnjem besedilu: program).
(2)
Program se lahko pripravi tudi na podlagi pobude osebe, ki domneva, da ima njeno dokumentarno gradivo lastnosti arhivskega gradiva.
(3)
Program mora vsebovati zlasti:
-
področja evidentiranja gradiva,
-
možne pravne in fizične osebe,
-
strokovno utemeljitev predlogov evidentiranja.
(4)
Programi morajo biti predloženi ministrstvu skupaj s programom dela arhiva.
(5)
Če pride do spora o pristojnosti arhiva, glede evidentiranja gradiva določene osebe, odloči o tem minister.
(6)
Arhivi izvajajo evidentiranje na podlagi potrjenega programa.
(7)
V postopku evidentiranja se ugotovi zlasti:
-
pravne oziroma fizične osebe, pri katerih je nastalo dokumentarno gradivo, za katerega se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva,
-
obdobje nastanka gradiva, količino, vsebino in pomen tega gradiva ter stanje ohranjenosti gradiva in pogoje v katerih se hrani.