Agencija za svoje delovanje v splošnem aktu pisno določi postopke za:
-
sprejem, evidentiranje in obdelavo zahtevkov upravičencev,
-
izvajanje nalog vsakega delavca s posebnimi pooblastili, ki ni pristojen za več kot eno delovno nalogo,
-
zagotavljanje, da je delo vsakega delavca hkrati tudi kontrola njegovega predhodnika,
-
podroben seznam preverjanj, ki jih mora izvesti delavec s posebnimi pooblastili in v spremljajoče dokumente zahtevka vključiti potrdilo, da so bila preverjanja izvedena,
-
ustrezno hrambo podatkov in lokacijo vseh dokumentov, ki mora biti točno določena,
-
ustrezno računalniško obdelavo zahtevkov,
-
preveritev dejstev, ki so podlaga za plačila upravičencem in jih izvajajo tehnične službe.
Del nalog ali celotna naloga agencije se lahko prenese na druge institucije pod naslednjimi pogoji:
-
da so pristojnosti in odgovornosti drugih institucij jasno opredeljene,
-
da institucije razpolagajo z učinkovitimi sistemi, ki zagotavljajo izpolnjevanje odgovornosti na predpisan način kot ga predpiše resorni minister,
-
da institucije agenciji izrecno potrdijo način izpolnjevanja prevzetih odgovornosti,
-
da se agencijo redno in pravočasno obvešča o izvedenih nalogah,
-
da spremljajoča dokumentacija predložena agenciji zadostuje za zagotovitev, da so bila opravljena vsa zahtevana predhodna preverjanja o izpolnjevanju pogojev odobrenih zahtevkov.
Naloge odredbodajalca ni mogoče prenesti na druge osebe izven agencije.