Materialni stroški so izdatki, ki nastajajo zaradi porabe materiala ali plačila storitev, potrebnih za opravljanje dejavnosti upravnega organa in so namenjeni zlasti za nabavo potrošnega materiala, drobnega inventarja in kuriva, za plačilo razsvetljave in vzdrževanje snage v poslovnih prostorih, poštnih, telefonskih in telegrafskih storitev, za najemnino in redno vzdrževanje poslovnih prostorov, za tiskanje uradnega gradiva ter za nakup strokovnih publikacij in literature, za osebne prejemke in povračila, ki se po posebnih predpisih priznavajo upravnemu organu med materialne stroške, za plačilo zavarovalnin in za vzdrževanje opreme ter za druge izdatke, ki po svojem namenu sodijo med materialne stroške.
Sredstva opreme so premične stvari, potrebne za delo upravnega organa, katerih življenjska doba je ob normalnih pogojih daljša od enega leta, denarna sredstva, namenjena za nakup opreme in sredstva amortizacije opreme.
Višina sredstev za materialne stroške in opremo se določi v skladu z vrednostjo materiala in storitev ter opreme tako, da se zagotovijo pogoji za nemoteno in kvalitetno opravljanje nalog upravnega organa. Za določanje višine posameznih vrst materialnih stroškov se uporabljajo normativi, za tiste materialne stroške, ki jih ni mogoče normirati, pa izkušnje iz preteklega obdobja ob upoštevanju sprememb v obsegu dela in dejanskih stroškov oziroma nabavnih cen.
Sredstva za posebne namene so namenjena za izvrševanje nalog iz dejavnosti upravnega organa, zlasti pa za plačila po pogodbah z znanstveno-raziskovalnimi organizacijami in posamezniki, za dopolnilno strokovno izobraževanje delavcev v skladu s programi, za naloge s področja ljudske obrambe in družbene samozaščite, za stroške strokovnih komisij, konferenc in posvetov ter za naloge, za katere se sredstva ne zagotavljajo v okviru drugih sredstev upravnega organa.