Zavod vodi o vseh spremljanjih posebno evidenco, iz katere mora biti razvidno: ime in priimek obsojenca, kraj, razlog privedbe, način spremljanja, ime in priimek paznika ter odrejena prisilna sredstva, čas spremljanja in morebitne posebnosti.
Nujno varovanje obsojencev v ustanovah ali državnih organih zunaj zavoda, ki traja dlje kot 48 ur, izvajajo pazniki tistega zavoda, na območju katerega je lokacija ustanove oziroma državnega organa, če se oceni, da bi bila to bolj ekonomična rešitev.