Na podlagi evidenc pristojnih državnih organov, podjetij, zavodov in drugih organizacij upravni organ za obrambo zbere podatke o materialnih sredstvih, ki jih dajejo državljani, društva in druge organizacije državljanov, podjetja, zavodi in druge organizacije (v nadaljevanju: imetniki materialnih sredstev) za potrebe obrambe in zaščite.
Upravni organ za obrambo vnese podatke o izbranih materialnih sredstvih iz popisa v zbirko podatkov vojaške evidence.