Sejo tehničnega odbora, za katero so bila razposlana vabila, lahko sklicatelj iz utemeljenih razlogov odpove ali preloži, vendar najkasneje dva dni pred njenim rokom. Nov rok določi sklicatelj s ponovnim vabilom za sejo.
V primeru, da se član tehničnega odbora ne more udeležiti seje, mora o tem pravočasno obvestiti predsednika ali tehničnega sekretarja tehničnega odbora.
Pred začetkom seje tehničnega odbora tehnični sekretar ugotovi prisotnost njegovih članov, kar je sestavni del zapisnika o seji. Tehnični odbor lahko začne z delom, če je prisotnih več kot polovica članov, vključno s predsednikom, in tehnični sekretar.
V primeru opravičene odsotnosti tehničnega sekretarja ga lahko v dogovoru s predsednikom tehničnega odbora nadomesti strokovni delavec Direkcije Republike Slovenije za ceste. Če odsotnost tehničnega sekretarja ni bila znana vsaj tri dni pred rokom seje, ga lahko nadomesti član tehničnega odbora, ki ga določi predsednik tehničnega odbora.