Podlaga za sklenitev pogodbe o koprodukcijskem sodelovanju je dokončna odločba o sprejemu vloge za koprodukcijsko sodelovanje.
Na podlagi dokončne odločbe o sprejetju projekta v koprodukcijsko sodelovanje se sklene koprodukcijska pogodba, s katero se uredijo medsebojne pravice in obveznosti RTV Slovenija in prijavitelja. Koprodukcijska pogodba mora biti sklenjena najkasneje v enem (1) letu od vročitve odločbe o sprejetju v koprodukcijsko sodelovanje prijavitelju.
Pred sklenitvijo koprodukcijske pogodbe RTV Slovenija in prijavitelj izbranega projekta uskladita tista določila pogodbe, ki jih je potrebno prilagoditi posebnostim posameznega projekta, in preverita morebitne spremembe pri projektu. Uskladitev in preverba sprememb potekata na enem ali več uskladitvenih sestankih, katerih se je prijavitelj izbranega projekta dolžan udeležiti (uskladitveni sestanek). O usklajevanju se napravi zapisnik. Uskladitvenega sestanka ni nujno izvesti le v primeru, ko v finančni konstrukciji projekta sodelujeta samo RTV Slovenija in prijavitelj izbranega projekta ali ko RTV Slovenija sodeluje samo s koprodukcijskim vložkom v obliki arhivskega gradiva ali izposoje garderobe oziroma rekvizitov – v tem primeru zadostuje uskladitev po elektronski poti in ni potrebno napraviti zapisnika.
Prijavitelj mora pristopiti k uskladitvenem sestanku za sklenitev koprodukcijske pogodbe najkasneje v roku enega (1) meseca od vročitve odločbe, kar stori s pisnim elektronskim obvestilom na naslov pristojne službe RTV Slovenija. Če prijavitelj v tem roku ne pristopi k uskladitvi, ga RTV Slovenija pozove k uskladitvi pogodbenih določil in mu določi rok, v katerem se mora odzvati (ta rok se lahko enkrat podaljša, če prijavitelj pred potekom roka pisno sporoči RTV Slovenija objektivne in utemeljene razloge za podaljšanje roka).
Če se prijavitelj v roku iz prejšnjega odstavka tega člena ne odzove k uskladitvi pogodbenih določil in sklenitvi koprodukcijske pogodbe, mu RTV Slovenija po preteku roka pošlje pisno obvestilo, da mora prijavitelj najkasneje v roku petnajst (15) dni od vročitve poziva uskladiti projekt z RTV Slovenija in podpisati koprodukcijsko pogodbo, sicer je RTV Slovenija prosta obveznosti, ki bi zanjo izhajale iz odločbe, in ni dolžna skleniti koprodukcijske pogodbe, saj se šteje, da je prijavitelj odstopil od realizacije projekta z RTV Slovenija, na kar mora biti prijavitelj v pozivu posebej opozorjen. Koprodukcijska pogodba mora biti sklenjena najkasneje v enem (1) letu od vročitve odločbe o sprejetju v koprodukcijsko sodelovanje prijavitelju, v nasprotnem primeru je s pretekom roka RTV Slovenija prosta obveznosti iz naslova izbranega projekta.
RTV Slovenija praviloma poziva prijavitelje izbranih projektov k uskladitvi in sklenitvi koprodukcijske pogodbe po elektronski poti na naslov, ki ga je prijavitelj navedel ob prijavi na natečaj, lahko pa tudi s poštno pošiljko. Poziv, s katerim se prijavitelja opozori na odstop od projekta, pa se pošlje po elektronski poti le, če se lahko ugotovi datum vročitve ali če obstaja varni elektronski naslov, drugače se ga vroča z osebno vročitvijo. S pretekom roka enega (1) leta od vročitve odločbe o sprejetju v koprodukcijsko sodelovanje prijavitelju je RTV Slovenija ne glede na predhodna obvestila prosta obveznosti iz naslova izbranega projekta brez posebnega obvestila prijavitelju.
RTV Slovenija in prijavitelj, katerega vloga je bila sprejeta, pogodbo o koprodukcijskem sodelovanju praviloma podpišeta na sedežu RTV Slovenija, lahko pa RTV Slovenija izbranemu prijavitelju pogodbo tudi pošlje in ga pozove k podpisu ter mu določi rok, v katerem mora podpisano vlogo vrniti.