(1)
Evidenca o izdanih dovoljenjih je sestavljena iz centralne računalniške evidence in kartotek imetnikov dovoljenj, ki jih vodi upravna enota.
(2)
Upravna enota vnese podatke o postopku, ki ga je opravila, v centralni računalniški evidenci izdanih dovoljenj.
(3)
Centralna računalniška evidenca se vodi skupno za vsa dovoljenja. Ob vpisu v evidenco se določi zaporedna številka in vpišejo podatki iz petega odstavka 35. člena zakona.
(4)
Kartoteko imetnika dovoljenja sestavljajo zahteva, na podlagi katere je bilo osebi izdano, podaljšano ali zamenjano dovoljenje in priložena dokazila. Vsa dokazila morajo biti priložena na vpogled v izvirniku, razen dokazil, ki so organu dostopna v elektronski obliki. V kartoteko imetnika dovoljenja se vložijo kopije dokazil, originale pa hrani imetnik najmanj 10 let od izdaje dovoljenja.
(5)
Kartoteke imetnikov dovoljenj hrani upravna enota, ki je postopek opravila, 5 let od izdaje dovoljenja, v skladu s predpisi, ki urejajo poslovanje organov javne uprave z dokumentarnim gradivom.