Župan mora pri organiziranju notranjih kontrol upoštevati naslednja načela:
1.
Sistem notranje kontrole ter vsi postopki in pomembni poslovni dogodki morajo biti jasno dokumentirani, dokumentacija pa mora biti dostopna.
2.
Posle in pomembne poslovne dogodke odobrijo ali izvajajo upravni delavci v skladu s pristojnostmi.
3.
Ključne dolžnosti in odgovornosti za odobravanje, izvajanje, evidentiranje in pregledovanje poslov in poslovnih dogodkov morajo biti določene za posamezen delokrog upravnih delavcev. Pristojnosti za razpolaganje s proračunskimi sredstvi morajo biti razdeljene tako, da so funkcije odredbodajalca, računovodje in notranjega revizorja in ločene.
4.
Posli in pomembni poslovni dogodki morajo biti takoj evidentirani in ustrezno razvrščeni, kar velja tudi za celoten proces in vključuje:
-
začetek posla oziroma poslovnega dogodka in pooblastilo za izvedbo,
-
vse stopnje izvajanja postopka,
-
dokončno razvrstitev v preglednih knjigovodskih evidencah.
5.
Za dodelitev, pregled in odobritev dela posameznega upravnega delavca se zahteva:
-
jasna seznanitev z obveznostmi javne predložitve računov z odgovornostmi in dolžnostmi, ki so dodeljene vsakemu upravnemu delavcu,
-
sistematično pregledovanje dela vsakega upravnega delavca v potrebnem obsegu in po vrstah nalog,
-
odobritev dela v odločilnih fazah, da se s tem zagotovi načrtovani potek dela.
6.
Dodelitev, pregled in odobritev dela posameznega upravnega delavca zahteva:
-
spremljanje izvajanja odobrenih postopkov in zahtev,
-
odkrivanje in odpravljanje napak, nesporazumov in neustreznega načina dela,
-
preprečevanje pojavljanja nepravilnih dejanj in ponavljanja teh dejanj,
-
preverjanje učinkovitosti in uspešnosti dela.
7.
Dostop do sredstev in evidenc mora biti omejen na pooblaščene posameznike, ki so odgovorni za njihovo skrbništvo in uporabo. Za zagotovitev odgovornosti je treba sredstva občasno primerjati z evidentiranimi zneski in ugotoviti, če se med seboj ujemajo.