Komisija vodi zapisnik o odpiranju ponudb na obrazcu, ki je sestavni del tega navodila.
Zapisnik o odpiranju ponudb vsebuje:
-
zaporedno številko ponudbe,
-
podatke o naročniku,
-
naslov, datum in čas, ko je komisija začela postopek javnega odpiranja ponudb,
-
imena drugih navzočih,
-
navedbo vrstnega reda odpiranja predloženih ponudb, glede na čas dospelosti na naslov naročnika,
-
navedbo ponudnika in cene iz posamezne ponudbe ter druge prebrane podatke o ponudbi, vključno z vrstami in višino ter rok veljavnosti finančnih zavarovanj za resnost ponudbe,
-
opombe o očitnih pomanjkljivostih ponudb,
-
izjavo, ki jo podpišejo predstavniki ponudnikov, da nimajo pripomb na postopek odpiranja,
-
morebitne pripombe predstavnikov ponudnikov,
-
podpise prisotnih predstavnikov ponudnikov,
-
zaznamek o odklonitvi podpisa predstavnikov ponudnikov in razlogi za to, če so znani,
-
čas zaključka postopka odpiranja ponudb.
Zapisniku morajo biti priložena pooblastila predstavnikov ponudnikov.
Zapisnik o odpiranju ponudb podpišejo najprej člani komisije nato navzoči predstavniki ponudnikov s pooblastili. Če kdo od prisotnih odkloni podpis zapisnika, komisija to navede skupaj z razlogom, zakaj je odklonil podpis.
Zapisnik o odpiranju ponudb mora naročnik v treh dneh poslati vsem ponudnikom. Namesto tega lahko naročnik izroči kopijo zapisnika pooblaščenemu predstavniku ponudnika, prisotnemu na odpiranju, kar ta potrdi s svojim podpisom.