Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju

Dijak je dolžan takoj sporočiti vsako spremembo osebnih podatkov, o katerih šola vodi evidenco.

Šola na zahtevo dijaka iz predložene listine nemudoma vnese spremembo, popravek ali dopolnitev podatka v ustrezni evidenci ter ga takoj začne uporabljati.

V listinah, izdanih pred spremembo podatka v evidenci, se podatki ne smejo popravljati, spreminjati oziroma dopolnjevati.

Nova javna listina se izda na predlog imetnika šolske javne listine, če mu je bil izdan nov rojstni list s spremenjenimi podatki. Ob predložitvi rojstnega lista se najprej spremeni oziroma uskladi podatke v šolskih evidencah, z navedbo razloga te spremembe, s podatki iz novega rojstnega lista in nato upravičencu izda novo spričevalo v izvirniku. Ta vsebuje spremenjene osebne podatke, ostali podatki pa se prepišejo iz prvotne javne listine.

Podatki se vpisujejo v evidence po kronološkem zaporedju. Vpisani podatki se ne smejo v nobenem primeru zbrisati, zakriti ali popravljati, tako da niso več berljivi. Novi podatki, ki nadomestijo prejšnje, se vpišejo tako, da je mogoče preveriti prej napisane podatke. Ob vsaki spremembi podatka se v evidenci posebej označi datum spremembe podatka.