Organizator se prijavi na razpis skladno z razpisno dokumentacijo, ki jo pripravi komisija za vodenje postopka. Razpisna dokumentacija vsebuje:
1.
Prijavni obrazec
2.
Navedbo zahtevanih podatkov o znanstvenem sestanku:
-
programski okvir z utemeljitvijo potrebe po organiziranju sestanka,
-
seznam članov programskega in organizacijskega odbora,
-
seznam vabljenih predavateljev,
-
oceno usposobljenosti za organizacijo sestanka in seznam že organiziranih sestankov,
-
finančni predračun,
3.
Okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za sofinanciranje
4.
Način določanja deleža financiranja
5.
Vzorec pogodbe
6.
Navedbo potrebnih dokumentov, ki jih mora organizator predložiti kot dokazilo, da je upravičen do sofinanciranja
7.
Navedbo meril za sofinanciranje
Prijavni obrazec mora vsebovati pisno izjavo organizatorja, da se lahko osebni podatki, navedeni v prijavi, uporabijo za evidence ministrstva oziroma sezname, določene s tem pravilnikom.