Osnova za prvo nastavitev evidence za nadomestilo po tem odloku so uradne državne evidence. Podatki, ki so osnova za nadomestilo po tem odloku, se ocenijo in se vsem zavezancem posredujejo v preverjanje in potrditev. Če podatki niso pravilni, so jih zavezanci dolžni v določenem roku popraviti in posredovati občinski upravi. Kolikor zavezanci ne posredujejo popravljenih podatkov, se poslani podatki smatrajo za pravilne in se uporabijo za odmero.
Zavezanci so dolžni na zahtevo Občine Grad posredovati vse potrebne podatke za izračun nadomestila oziroma sodelovati pri nastavitvi evidence, ki jo izvaja Občina Grad, pri čemer za njihovo pravilnost odgovarjajo.
Zavezanci morajo prijaviti Občinski upravi občine Grad nastanek obveznosti za plačilo nadomestila po tem odloku in vse spremembe, ki vplivajo na odmero nadomestila, in sicer v 30 dneh po nastanku.
Če nastane obveznost za plačilo nadomestila po tem odloku ali sprememba med letom, se le-ta upošteva od prvega naslednjega meseca, v katerem je bila sprememba sporočena.