Pravilnik o evidencah in dokumentaciji v izobraževanju...

1493. Pravilnik o evidencah in dokumentaciji v izobraževanju odraslih

Na podlagi 49. in 55. člena zakona o izobraževanju odraslih (Uradni list RS, št. 12/96) minister za šolstvo in šport izdaja

P R A V I L N I K
o evidencah in dokumentaciji v izobraževanju odraslih

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina pravilnika)

Ta pravilnik določa vrste evidenc in dokumentacije, namen in način zbiranja podatkov ter vodenje in shranjevanje dokumentacije, postopke ravnanja s podatki iz te dokumentacije in postopke izdajanja javnih listin v izobraževanju odraslih.

2. člen

(izvajalci)

Po določbah tega pravilnika morajo ravnati vsi pravni subjekti, vpisani v razvid pri pristojnem ministrstvu, ki izvajajo javnoveljavne izobraževalne programe za odrasle, ne glede na njihovo statusno oziroma organizacijsko obliko (v nadaljevanju: organizacije za izobraževanje odraslih).

3. člen

(odgovornost)

Za uresničevanje tega pravilnika je odgovorna oseba, ki je v skladu z zakonom imenovana za poslovodni organ organizacije za izobraževanje odraslih (v nadaljevanju: direktor).

Strokovni delavci in drugi zaposleni v organizaciji za izobraževanje odraslih so odgovorni za uresničevanje določb tega pravilnika v okviru pooblastil oziroma nalog, ki jih imajo po notranji organizaciji oziroma sistemizaciji, ter po posebnih pooblastilih.

4. člen

(uporaba jezikov v dokumentaciji)

V evidencah in drugi dokumentaciji, ki jo določa ta pravilnik, se kot uradni jezik uporablja slovenščina.

V organizacijah za izobraževanje odraslih, v katerih pouk poteka v jeziku narodne skupnosti (v italijanščini) ali dvojezično (v slovenščini in madžarščini), se za vodenje oziroma izdajanje evidenc in dokumentacije uporabljata slovenski in italijanski oziroma madžarski jezik hkrati.

5. člen

(vrste evidenc in dokumentacije)

Evidence in dokumentacija po tem pravilniku obsegajo:

-

evidence, ki so določene z zakonom,

-

javne listine, ki jih organizacije za izobraževanje odraslih izdajo v zvezi z izobraževanjem in

-

druge dokumente, v katerih in na podlagi katerih nastajajo podatki, ki se vpisujejo v uradne evidence ali s katerimi strokovni delavci oziroma organi organizacij za izobraževanje odraslih načrtujejo, organizirajo in izvajajo izobraževalno dejavnost.

II. EVIDENCE IN DOKUMENTACIJA

A) Vrste evidenc

6. člen

(evidence o udeležencih izobraževanja)

Organizacije za izobraževanje odraslih vodijo o udeležencih izobraževanja naslednje evidence:

1.

evidenco prijavljenih kandidatov za vpis, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, državljanstvo ter telefonsko številko, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila, in pridobljeno izobrazbo; vodi se za vsako šolsko leto in izobraževalni program posebej;

2.

evidenco o udeležencih izobraževanja, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, državljanstvo ter podatke o poteku njihovega izobraževanja od vključitve v izobraževanje po posameznem izobraževalnem programu do končanja izobraževanja oziroma do izpisa;

3.

evidenco o preverjanju in ocenjevanju znanja, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče ter ocene iz posameznih predmetov, predmetnih področij oziroma drugih sestavin izobraževalnega programa, kadar je izobraževanje organizirano tako, da se znanje udeležencev preverja in ocenjuje sproti;

4.

evidenco o izpitih, ki vsebuje prijavo k izpitu, zapisnike o izpitu s podatki o kandidatih in sicer ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, podatke o poteku izpita in o doseženi oceni ter ime in priimek izpraševalca oziroma članov izpitne komisije, kadar udeleženec opravlja izpit pred komisijo;

5.

evidenco izdanih spričeval in drugih listin, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, vrsto in številko ter datum izdane listine;

6.

indeks, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj, občino in državo rojstva, prebivališče, evidenco izpolnjenih obveznosti po programu ter evidenco pozitivnih ocen, doseženih pri izpitih iz posameznih predmetov, predmetnih področij oziroma drugih sestavin izobraževalnega programa, kadar se znanje udeležencev preverja in ocenjuje z izpiti ali na drug ustrezen način ugotavljanja in potrjevanja znanja v skladu z zakonom; v indeks se vpisujejo tudi podatki o javnoveljavnih listinah, ki jih je organizacija za izobraževanje odraslih izdala udeležencu izobraževanja ali na podlagi katerih je udeležencu priznala znanje iz posameznega predmeta, predmetnega področja oziroma druge sestavine izobraževalnega programa;

7.

evidenco o zaključnih izpitih oziroma poklicni maturi ter

8.

evidenco o maturi.

Evidence iz 7. in 8. točke prejšnjega odstavka tega člena vodijo organizacije za izobraževanje odraslih v skladu z pravilnikom o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju.

B) Vodenje evidenc

7. člen

(obdobje vodenja evidenc)

Organizacija za izobraževanje odraslih praviloma začne voditi posamezno evidenco ob prijavi k vpisu.

Če udeleženec izobraževanja opravlja samo izpit, se evidenca vodi od prijave k izpitu do konca izpitnega postopka in izdaje javne listine o uspehu pri izpitu.

Organizacija za izobraževanje odraslih preneha voditi evidence, ko udeleženec izobraževanja konča izobraževanje ali se izpiše.

Ko organizacija za izobraževanje odraslih zaključi vodenje evidence, sme podatke, vpisane vanje, naknadno dopolnjevati oziroma popravljati le, če se ugotovi, da so vpisani podatki nepopolni ali netočni.

Če se udeleženec izobraževanja po prenehanju izobraževanja ponovno vpiše zaradi nadaljevanja izobraževanja, organizacija za izobraževanje odraslih lahko uporablja podatke iz obstoječih evidenc oziroma nadaljuje vodenje do izpisa oziroma do konca izpitnega postopka.

8. člen

(oblika evidenc)

Evidence se vodijo na obrazcih, ki jih predpiše minister, pristojen za izobraževanje odraslih (v nadaljevanju: minister).

V evidence se smejo vpisovati podatki, opredeljeni s tem pravilnikom v skladu z zakonom.

Če minister ne predpiše obrazcev evidenc, jih organizacija za izobraževanje odraslih sama oblikuje, vendar v skladu z določbami tega pravilnika in zakona.

9. člen

(pogoji vodenja evidenc v elektronskem mediju)

Če organizacija za izobraževanje odraslih vodi evidence v elektronskem mediju v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.

Organizacija za izobraževanje odraslih mora evidence, ki jih vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah, tako v elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.

10. člen

(viri podatkov za evidence)

Podatke, ki jih organizacija za izobraževanje odraslih vpisuje v evidence, si pridobi iz:

-

javnih listin (spričevala, obvestila, potrdila, rojstnega lista, osebne izkaznice, potnega lista, potrdila o državljanstvu, poročnega lista in podobno);

-

drugih listin (sodni, upravnopravni, javnopravni oziroma civilnopravni akti);

-

drugih evidenc ali drugih upravljavcev zbirk podatkov, v skladu z zakonom;

-

druge dokumentacije (sklepov, zapisnikov, uradnih zaznamkov in drugih uradnih podatkov oziroma aktov izobraževalne organizacije za odrasle in drugih organov ter strokovnih delavcev) in

-

izjav udeleženca izobraževanja, njegovih staršev, zakonitih zastopnikov ali pooblaščencev ter drugih oseb, pristojnih za dajanje podatkov.

11. člen

(način pridobivanja podatkov)

Javne listine organizaciji za izobraževanje odraslih izroči udeleženec izobraževanja oziroma oseba, ki jo pooblasti.

Organizacija za izobraževanje odraslih lahko pridobi podatke tudi iz drugih listin, ki jih dobi neposredno ali posredno od izdajateljev teh listin, in sicer sodišč ali upravnih organov ter drugih izvajalcev javnih pooblastil, če je to določeno z zakonom.

Podatke, ki nastajajo med izobraževanjem, vpisujejo v ustrezne evidence oziroma druge predpisane dokumente neposredno učitelji in drugi strokovni delavci ter osebe, ki jih za to pooblastijo organi organizacije za izobraževanje odraslih, v skladu s predpisi.

Če si organizacija za izobraževanje odraslih pridobi podatke iz drugih uradnih evidenc neposredno od upravljalcev teh evidenc, mora biti s tem seznanjen udeleženec izobraževanja.

C) Zbiranje podatkov in drugi postopki

12. člen

(izročanje listin)

Javna listina, katere predložitev je predpisana, se v izvirniku ali v drugem veljavnem izvodu izroči pooblaščeni osebi oziroma pošlje organizaciji za izobraževanje odraslih po pošti.

Organizacija za izobraževanje odraslih izda potrdilo o izročeni listini, iz katerega mora biti razvidna vrsta listine, namen izročitve in datum prejema ter podpis pooblaščene osebe, ki jo je prejela.

Če se listina pošlje po pošti, velja kot dokazilo o izročeni listini poštno potrdilo o priporočeni pošiljki.

13. člen

(oblike veljavnih listin)

Javna listina se lahko predloži v izvirniku, overjenem izvodu, overjenem prepisu ali overjeni kopiji, uradnem izpisu iz evidence ali uradnem odpravku listine.

Če se predloži izvirnik javne listine in neoverjene kopije oziroma prepis, pooblaščena oseba po ugotovitvi, da kopija ustreza izvirniku, izvirnik vrne in si o tem naredi uradni zaznamek o izročitvi listine.

Tuja javna listina, ki je po predpisih legalizirana, nostrificirana ali velja po zakonu, mednarodnem sporazumu ali konvenciji, katere podpisnica je Republika Slovenija, velja kot javna listina, izdana v naši državi.

Tuje šolsko spričevalo, ki je po predpisih nostrificirano, velja enako kot spričevalo, s katerim mu je z nostrifikacijsko odločbo priznana enakovrednost.

Tujo javno listino je treba predložiti v overjenem prevodu v slovenski jezik, če ni posebej predpisano drugače. Tujemu šolskemu spričevalu pa je treba priložiti odločbo o nostrifikaciji, ki jo izda organ, pristojen za nostrifikacijo tujega spričevala.

14. člen

(spreminjanje podatkov)

Udeleženec izobraževanja je dolžan takoj sporočiti vsako spremembo osebnih podatkov, o katerih organizacija za izobraževanje odraslih vodi evidenco.

Organizacija za izobraževanje odraslih na zahtevo udeleženca izobraževanja nemudoma vnese spremembo, popravek ali dopolnitev podatka v ustrezni evidenci ter ga takoj začne uporabljati.

V listinah, izdanih pred spremembo podatka v evidenci, se podatki ne smejo popravljati, spreminjati oziroma dopolnjevati.

Podatki se vpisujejo v evidence po kronološkem zaporedju. Vpisani podatki se ne smejo v nobenem primeru zbrisati, zakriti ali popravljati, tako da niso več berljivi. Novi podatki, ki nadomestijo prejšnje, se vpišejo tako, da je mogoče preveriti prej napisane podatke. Ob vsaki spremembi podatka se v evidenci posebej označi datum spremembe podatka.

15. člen

(načini seznanjanja s podatki iz evidenc)

Organizacija za izobraževanje odraslih seznanja udeležence izobraževanja s podatki iz evidenc na naslednje načine: