Pravilnik o strokovni obdelavi in evidencah arhivskega...

2812. Pravilnik o strokovni obdelavi in evidencah arhivskega gradiva

Na podlagi drugega odstavka 11. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, 32/97) izdaja minister za kulturo

P R A V I L N I K
o strokovni obdelavi in evidencah arhivskega gradiva

1. Splošna določba

1. člen

(1)

Ta pravilnik določa pravila strokovne obdelave arhivskega gradiva ter vrste in oblike evidenc arhivskega gradiva.

(2)

Strokovna obdelava arhivskega gradiva obsega urejanje, popisovanje, izdelavo arhivskih pripomočkov za uporabo in zagotovitev dostopnosti arhivskega gradiva.

2. Strokovna obdelava arhivskega gradiva

2.1. Urejanje arhivskega gradiva

2. člen

(1)

Arhivsko gradivo se ureja po strokovnih načelih provenience in prvotne ureditve.

(2)

Načelo provenience (načelo izvora) obravnava arhivsko gradivo, ki je nastalo v času delovanja ene pravne osebe, fizične osebe oziroma družine, kot celoto.

(3)

Načelo prvotne ureditve zahteva, da se arhivsko gradivo ohranja s takim sistemom ureditve, kot mu ga je dala pravna, fizična oseba oziroma družina, pri kateri je nastalo arhivsko gradivo.

(4)

Če prvotna ureditev ni ohranjena, ali je ni mogoče v razumnem roku obnoviti, se arhivsko gradivo razčleni po funkcijah oziroma nalogah ustvarjalca, po vsebini, po vrstah gradiva ali po časovnih obdobjih, oziroma na podlagi kombinacije navedenih načinov.

3. člen

(1)

Arhivski fond je arhivsko gradivo, ki je nastalo v času delovanja ene pravne osebe, fizične osebe oziroma družine (v nadaljnjem besedilu: ustvarjalec arhivskega gradiva).

(2)

Arhivska zbirka obsega arhivsko gradivo različnih provenienc oziroma različnih ustvarjalcev arhivskega gradiva, ki je zbrano po vsebini, vrstah arhivskega gradiva in drugih kriterijih.

(3)

Arhivski fondi in zbirke so praviloma fizično razdeljeni na arhivske enote. Arhivske enote so osnovne enote ureditve (dokumenti, spisi, zadeve, dosjeji, serije), ki so se oblikovale pri ustvarjalcu arhivskega gradiva ali naknadno v arhivu.

(4)

Sistem ureditve arhivskega gradiva obsega strukturo, razčlenitev in sistem razvrščanja arhivskih enot.

(5)

Arhivske enote se razvrščajo vsebinsko, geografsko, številčno, kronološko ali abecedno, oziroma na podlagi kombinacije navedenih načinov.

4. člen

(1)

Če se pri urejanju arhivskega gradiva ugotovi, da se arhivsko gradivo podvaja, se lahko tako arhivsko gradivo komisijsko uniči.

(2)

Direktor arhiva ustanovi komisijo in imenuje njene člane izmed strokovnih delavcev arhiva.

(3)

Komisija odobri uničenje arhivskega gradiva iz prvega odstavka tega člena in zapisniško potrdi, da je arhivsko gradivo uničeno.

2.2. Popisovanje arhivskega gradiva

5. člen

(1)

Arhivsko gradivo se popisuje po naslednjih nivojih: fond ali zbirka, podfond, serija, podserija, osnovna enota združevanja dokumentov (spis, zadeva, dosje) oziroma dokument.

(2)

Nivoji iz prejšnjega odstavka so popisne enote.

6. člen

(1)

Elementi popisovanja arhivskega gradiva so podatki, ki identificirajo popisno enoto, navajajo njen izvor, vsebino in ureditev popisne enote, pogoje dostopnosti in uporabe ter povezave popisne enote.

(2)

Elementi identifikacije so:

-

signatura popisne enote,

-

prejšnje signature popisne enote,

-

klasifikacijska oznaka popisne enote,

-

številka tehnične enote,

-

naslov popisne enote,

-

obdobje nastanka arhivskega gradiva popisne enote,

-

obseg popisne enote,

-

zunanje značilnosti arhivskega gradiva,

-

nivo popisa.

(3)

Elementi izvora so:

-

ime pravne osebe, fizične osebe oziroma družine, od katere izvira arhivsko gradivo,

-

čas obstoja ustvarjalca,

-

historiat ustvarjalca,

-

ime izročitelja arhivskega gradiva,

-

datum izročitve arhivskega gradiva,

-

odgovorna oseba za nastanek arhivskega gradiva (avtor).

(4)

Elementi vsebine in ureditve so:

-

vsebina arhivskega gradiva, navedena na opisni način ali z deskriptorji oseb, krajev in stvari,

-

sistem ureditve arhivskega gradiva,

-

kriteriji valorizacije, odbiranja in izločanja.

(5)

Elementi dostopnosti in uporabe so:

-

pravni status arhivskega gradiva,

-

pogoji in roki dostopnosti,

-

avtorske pravice,

-

jezik in pisava arhivskega gradiva,

-

stanje ohranjenosti, ter

-

pripomočki za uporabo.

(6)

Elementi povezav so:

-

drugi imetniki delov arhivskega gradiva popisne enote,

-

kopije arhivskega gradiva, ne glede na tehnologijo kopiranja,

-

vsebinsko sorodno gradivo,

-

objave arhivskega gradiva.

7. člen