TFL Vsebine / TFLGlasnik

1. UVOD

Podobno kot druge funkcije v podjetju je tudi notranja revizija izpostavljena tveganjem. V organizacijah praktično ni najti procesa oz. funkcije, ki bi bila popolnoma odporna proti tveganjem. Zahtevnost in kompleksnost sodobne notranjerevizijske dejavnosti na neki način še otežuje upravljanje »lastnih« tveganj. Tveganja za dejavnost notranje revizije delimo v tri glavne skupine: tveganja napak pri reviziji, tveganja napačno danega zagotovila in tveganje ugleda.

Članek se posveča predvsem tveganju ugleda, vendar kljub temu ne moremo mimo ostalih dveh skupin tveganj, saj sta z njim neposredno povezani.

Del v članku zapisanega lahko sicer velja le za notranje revizije z dvema revizorjema ali več, vendar so priporočila v večini uporabna tudi za notranje revizije z enim samim zaposlenim.

2. O ČEM GOVORI TEORIJA?

Tveganje ugleda je, kot že uvodoma omenjeno, »posledica« ostalih dveh tveganj[1]. Predstavimo ga lahko tudi takole: Tveganje ugleda = tveganje napak pri reviziji + tveganje napačno danega zagotovila[2].

Glavni razlogi, s katerimi bi notranja revizija lahko prispevala k pomanjkljivostim, ki vodijo do uresničitve tega tveganja (izgube oz. poslabšanja njenega ugleda), so predvsem situacije, ko notranji revizorji izkazujejo malomarnost pri opravljanju poklicnega dela. Tu je predvsem mišljeno neupoštevanje Hierarhije pravil notranjega revidiranja, še posebej Mednarodnih standardov strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju (v nadaljevanju Standardi) v najširšem smislu, kot tudi neupoštevanje Kodeksov poklicne etike[3] in Kodeksa notranjerevizijskih načel[4]. Osnova zaščite ugleda notranje revizije je torej predvsem v krepitvi pomena skladnosti ravnanja revizorjev z določili standardov, kodeksov poklicne etike in kodeksom notranjerevizijskih načel.

Posamezne opustitve ali nedoslednosti pri njihovem spoštovanju vplivajo na posamezno vrsto tveganja za dejavnost notranje revizije v večji meri, kot na drugo, zato je v nadaljevanju pregled dejanj, ki lahko značilno vplivajo na posamezno tveganje. Teoretična izhodišča so dopolnjena tudi z nekaterimi primeri iz prakse.

3. TEORIJA IN PRAKSA

3.1. Tveganje napak pri reviziji

Poleg pomanjkljivosti v delovanju notranjih kontrol same organizacije oz. revidirane enote in morebitnih pojavov prevar je lahko tudi že sama notranjerevizijska dejavnost vir neuspeha na področju ugleda, in sicer z napakami pri reviziji. Te se pojavijo zaradi določenih opustitev pri delu revizorja, ki so lahko namerne, največkrat pa tudi nenamerne in se jih revizor ne zaveda. Do tega pride v primerih, če je revizor pri opravljanju svojega dela malomaren, ne upošteva Standardov, ne zazna področij z visokim tveganjem, ne upošteva opozorilnih znakov prevar ali nima dovolj znanja za njihovo zaznavo. Na tveganje napak pomembno vpliva, če opravljamo »nepravilne revizije« oz. revizije opravljamo ob nepravem času (npr. tik pred spremembo zakonodaje ali po njej, ki bo popolnoma spremenila revidirani proces, med spremembo procesa samega, med odsotnostjo revidirane stranke ipd.), ali če se revizijski viri alocirajo neracionalno. Vsekakor je zelo pomemben dejavnik pri obvladovanju tveganja napak pri reviziji kakovostno poročanje o izvedenih poslih. Zato je zelo pomembno tudi, da že v fazi načrtovanja posla predvidimo notranjerevizijske postopke, ki bodo vodili do testiranja pravih tveganj (takih, ki dejansko obstajajo in lahko povzročijo pomembne finančne posledice, posledice pri ugledu podjetja, posledice pri doseganju strateških ciljev podjetja itn.) in pravih kontrol. Prav tako ne smemo pozabiti vključiti v notranjerevizijske postopke presoje primernosti oblikovanja notranjih kontrol in uspešnosti njihovega delovanja. Pomembna sta oba vidika. Tako kot sama izvedba revizije je pomemben tudi ustrezen nadzor. Tu imam v mislih redni nadzor s strani vodje notranje revizije. Pomembno je tudi, da vsak revizor pri sebi vzdržuje primeren in dovolj visok nivo poklicnega skepticizma in sposobnosti presoje okoliščin in dejstev z različnih vidikov. Če pri reviziji odkrijemo pomanjkljivo delovanje notranjih kontrol ali druge pomanjkljivosti, moramo vedno razmisliti o morebitni razširitvi revizijskega pregleda oz. o izvedbi dodatnih revizijskih postopkov. To lastnost se sicer najbolje pridobi s prakso, zato je pomembno, da je vodja notranje revizije ali vodja revizijske skupine aktivno vključen v vseh fazah revidiranja in redno izvaja nadzor nad delom. Če odkrijemo kazalnike prevare, pa je ključnega pomena, da to ustrezno stopnjujemo (to sporočimo pravim deležnikom, pravočasno in na primeren način). Predvsem pa je za učinkovito upravljanje tveganja napak pomembno, da revizijske posle opravljajo tisti revizorji, ki imajo dovolj specifičnih znanj iz revidiranega področja.

K zmanjšanju tveganja napak pri reviziji lahko tudi pomembno prispevajo:

• periodični (npr. medletni) pregled registra tveganj (če ga družba ima) in pregled in revizijskega okolja (audit universe) ter dodatna (medletna) presoja ustreznosti revizijskega načrta dela;
• učinkovito načrtovanje revizij (časovni, kadrovski vidik, poudarek na pregledu sistema notranjih kontrol in upravljanja tveganj);
• natančno določeni postopki stopnjevanja vmesnih ugotovitev in drugih pomembnih informacij znotraj revizijske skupine (kaj komunicirati, komu, kdaj in na kakšen način)- preprečujejo, da se pomembne informacije ne izgubijo v množici drugih;
• ustrezna dodelitev revizijskih nalog, kar pomeni, da so revizijski posli z visokim tveganjem dodeljeni revizorjem, ki premorejo ustrezne izkušnje, znanja, spretnosti in kompetence;
• izvedba vseh potrebnih »ukrepov«, da se revizijski posel opravi pravočasno, kakovostno in v okviru planirane porabe časa;
• vpeljava učinkovitega programa zagotavljanja in izboljševanja kakovosti, ki naj ocenjuje učinkovitost in uspešnost dejavnosti notranje revizije in opredeljuje možnosti za izboljšave. Pomembno je tudi, da se nad njegovim izvajanjem zagotavlja nenehen (tudi sproten) nadzor.

3.2. Tveganje napačno danega zagotovila

O napačnem zagotovilu govorimo takrat, ko dana zagotovila namesto na resničnih dejstvih temeljijo na dojemanjih oz. predpostavkah revizorja. Napačno zagotovilo se lahko zgodi še tako izkušenemu revizorju, zato moramo revizorji posebno pozornost nameniti temu, kaj sporočamo, na kakšen način to storimo, predvsem pa moramo biti pozorni pri dajanju raznih »obljub« o tem, kaj vse bomo storili, pregledali itn.

Značilna dejanja, ki vodijo do tveganj lažnega zagotovila, vključujejo predvsem:

• neupoštevanje ustrezne osebne (mentalne) distance med revizorji in revizijsko stranko ter v tej povezavi neupoštevanje načela neodvisnosti in nepristranskosti. To je še posebej pomembno, če smo v podjetju zaposleni kot revizorji že dolga leta in se z zaposlenci z drugih oddelkov (ki so običajno naše revizijske stranke) stkejo osebne/prijateljske vezi;
• nejasno opredelitev in pisno dokumentiranje revizorjevih vlog in odgovornosti;
• nejasno opredelitev obsega posla in nesporočanje ali nejasno sporočanje obsega posla vsem deležnikom (kaj bo revizijski posel zajel in česa ne bo). Opredelitev obsega je pomembna že pri ocenjevanju tveganj, pripravi planov in samem izvajanju revizijskih poslov.

Revizorji se moramo zavedati, da pri revidirani stranki zlahka nastane razkorak med njegovimi/njihovimi pričakovanji in našo dejansko vlogo, oz. odgovornostjo. Enako lahko nastane razkorak med pričakovanim končnim rezultatom in dejanskim končnim rezultatom posla. Zato je ključnega pomena, da tveganje napačnega zagotovila ublažimo na primeren način. To lahko storimo na primer tako, da:

• pogosto in jasno obveščamo vse deležnike o svoji vlogi ter zavezanosti k spoštovanju standardov oz. pravil stroke;
• dosledno določimo obseg in omejitve obsega vsakega revizijskega posla (lahko tudi večkrat, npr. na revizijskih sestankih oz. intervjujih, sploh, če s strani revidirane stranke sodeluje veliko oseb);
• dosledno dokumentiramo tako predhodno zaznana tveganja revidiranega področja kot tudi tveganja, ugotovljena med izvajanjem pregleda;
• že na začetku izvajanja posla jasno opredelimo vlogo revizorjev in zagotovimo dovolj visoko raven znanja in kompetenc, ki so potrebne za izvedbo posla, pri čemer ne smemo pozabiti na potrditev neodvisnosti vseh članov revizijske skupine.

Celoten članek je dostopen za naročnike!