TFL Vsebine / TFLGlasnik

1. Pojem

Skladnost poslovanja je sistem načrtovanja in izvajanja programov, praks, politik in postopkov v zvezi z delovanjem podjetja, ki kot celota zagotavljajo, da podjetje posluje skladno z zakonom in drugimi predpisi. Namen področja je urediti delovanje podjetja (oz. znotraj podjetja tudi ravnanje zaposlenih) ter ustvariti in vzdrževati postopke za učinkovito preprečevanje oz. odkrivanje morebitnih kršitev. S tem se zagotavlja eden od vidikov varnosti in nemotenega delovanja podjetja, saj je neskladno poslovanje povezano s tožbami, odškodninami, izgubo ugleda in drugimi stroški za podjetje.

2. Glavne točke postavitve sistema skladnosti poslovanja

Delovanje vsakega podjetja je podvrženo določeni stopnji regulacije (v osnovi vsaj iz korporacijskega, delovnopravnega in davčnopravnega področja). Končni cilj službe skladnosti poslovanja ali pravne službe v podjetju mora biti v prvi vrsti zasnovati natančen, učinkovit, samostojen in zanesljiv sistem, ki bo pomagal odgovornim za skladnost poslovanja oz. kar v največji meri celo nadomeščal človeški faktor.

Časovnica in načrt za postavitev sistema skladnosti naj bi vsebovala vsaj naslednje komponente:

2.1. Določitev področij in identifikacija zavezujoče zakonodaje glede na zavezanca

Na začetku, ko se prvič srečujemo s postavitvijo sistema skladnosti poslovanja v podjetju, je smiselno, ob upoštevanju narave zavezanca in konkretnih okoliščin, najprej identificirati področja, iz katerih za zavezanca izhajajo določene obveznosti. Pri skoraj vsakemu zavezancu, ne glede na statusnopravno obliko, bosta to vsaj v določeni meri delovnopravno in davčnopravno področje. Upoštevaje naravo dejavnosti se potem prida še obligacije s področja varnosti in zdravja pri delu, upravljanja družb, varstva osebnih podatkov in tako vse do druge skrajnosti, t.j. dejavnosti, ki so močno regulirane, npr. zavarovalništvo, trgovanje z vrednostnimi papirji, bančništvo itd.

2.2. Natančna preučitev obveznosti, ki izhajajo iz zakonodaje in podzakonskih aktov

Po identifikaciji in strukturiranju področij skladnosti za posameznega zavezanca, se je potrebno posvetiti proučitvi in razumevanju obveznosti, ki jih zakonodaja ali podzakonski akti iz vsakega od identificiranih področij nalagajo zavezancu. To je lahko sestava internega akta, konstituiranje in delovanje različnih organov, reorganizacija ali prilagoditev delovnih procesov, priprava ali sprememba individualnih pravnih aktov, vzpostavitev sistema nadzora in poročanja, izvedba ocen ali pregledov s strani zunanjih strokovnjakov,…

Potrebno je poudariti, da z vidika skladnosti poslovanja nikakor ni zadovoljivo, da se obveznosti uvedejo le teoretično, ampak je nujna tudi njihova učinkovita inkorporacija v prakso. To se lahko izraža v prilagoditvah delovnega procesa, reorganizaciji delovnih mest, zaposlovanju novih sodelavcev, uvedbi nove opreme, spremembah v računovodstvu/knjigovodenju itd.

Pri analizi obveznosti je potrebno preveriti in določiti tudi obdobje kontrole. Bistveno je vprašanje, ali gre za enkratno ali ponavljajočo se obveznost za zavezanca ter kakšne so zahteve oz. realne možnosti učinkovite kontrole izpolnjevanja te obveznosti.

2.3. Oblikovanje učinkovitega, varnega in preglednega sistema

V prvi vrsti je z vidika skladnosti poslovanja pomembno, da se zagotovi izpolnjevanje obveznosti zavezanca oz. da se čimprej odpravi morebitne obstoječe neskladnosti z zakonodajo, saj to predstavlja tveganje za nemoteno delovanje podjetja, nastanek stroškov in škode.

V nadaljevanju pa je ključna postavitev sistema, ki bo odgovornim v vsakem trenutku omogočal učinkovit nadzor skladnosti poslovanja. Stremimo k oblikovanju praktičnih rešitev, ki bodo pomenile doprinos in (avtomatizirano) pomoč nadzoru s strani človeškega faktorja. Bistvene lastnosti tega sistema naj bodo natančnost, preglednost (zlasti z vidika razvidnosti pravne podlage), varnost (z vidika ureditve dostopov in pooblastil) in sledljivost. Slednje je ključnega pomena zlasti pri nadzoru s strani državnih organov, regulatorjev oz. drugih služb, ki preverjajo področje skladnost poslovanja (npr. notranja revizija).

Za kar najboljše rezultate je tako smiselno uvesti informacijske rešitve, ki jih omogočajo možnosti v podjetju (sem spada vse od uporabe funkcije “recurring events” v koledarju, do nakupa programov ali razvoja lastnega programa za skladnost poslovanja, odvisno od potreb posameznega podjetja).

3. Lex-Radar

Učinkovita in uporabna rešitev, ki je bila razvita s strani podjetja Tax-Fin-Lex z mislijo na zagotavljanje skladnega poslovanja različnih oblik in velikosti zavezancev, je vsebina Lex-Radar. Poleg osnovne funkcije, t.j. dnevnega obveščanja (o novostih iz predpripravljenih področij ali izbrane zakonodaje, sodne prakse, strokovnih člankov,…), slednji omogoča zavezancu tudi nabor spremljanih predpisov in njihovo ureditev v področja po lastni izbiri (funkcija “Moj izbor”) ter dodajanje statusa oz. opravljenega pregleda skladnosti z izbranim predpisom. V elektronskem obvestilu je nato uporabnik ob spremembi spremljanega predpisa obveščen o potrebi po preverjanju skladnosti z novostmi.

Orodje tako obenem omogoča ažurnost, obveščenost, sledljivost in natančnost, po drugi strani pa uporabniku omogoča dovolj manevrskega prostora za prilagoditve (področja, nabor predpisov). Ključno pri postavitvi in vzdrževanju sistema skladnosti poslovanja je namreč zasledovanje praktičnosti in prilagoditev konkretnim razmeram. Le tako sistem ne bo služil samemu sebi in ostal le na papirju, ampak bo zagotavljal uporabnost, učinkovitost in dodano vrednost za podjetje.