Pravilnik o načinu zbiranja podatkov in vodenju zbirke podatkov o obsojencih

Na podlagi 41. člena zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (Uradni list RS, št. 22/00) izdaja minister za pravosodje

Ta pravilnik podrobneje ureja način zbiranja osebnih in drugih podatkov o obsojencih, osebah, kaznovanih v postopku o prekršku, mladoletnikih v zavodih za prestajanje kazni zapora in prevzgojnem domu (v nadaljnjem besedilu: zavod), vodenje, hranjenje in varovanje zbirke podatkov, postopek za ugotavljanje in izločanje podatkov, ki obsojencem, na katere se nanašajo, po 38. členu zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (v nadaljnjem besedilu: zakon), niso dostopni in način, na katerega Uprava Republike Slovenije za izvrševanje kazenskih sankcij (v nadaljnjem besedilu: uprava) vodi centralno evidenco podatkov iz tega člena.

Upravljavci zbirke podatkov o obsojencih na prestajanju kazni zapora, o mladoletnikih na prestajanju mladoletniškega zapora in o mladoletnikih na prestajanju vzgojnega ukrepa oddaje mladoletnika v prevzgojni dom (v nadaljnjem besedilu: osebe na prestajanju kazni), osebah, kaznovanih z zaporom v postopku o prekršku in osebah, ki jim je bila denarna kazen spremenjena v zapor (v nadaljnjem besedilu: osebe, kaznovane za prekršek) so zavodi, dislocirani oddelki, prevzgojni dom za mladoletnike in uprava.

V zbirko podatkov, ki jo sestavljajo matična knjiga, osebni spis in pomožne evidence, se vpisujejo osebni in drugi podatki o osebah na prestajanju kazni in o osebah, kaznovanih za prekršek.

Upravljavci zbirke podatkov zbirajo o osebah iz prvega odstavka tega člena na posebnih obrazcih tudi statistične podatke.

Osebni in drugi podatki iz tega člena se vodijo in posredujejo v elektronski obliki samo, če so posebej zavarovani s kriptografskimi metodami in elektronskim podpisom, tako da je zagotovljena nečitlvjiost podatkov med njihovim prenosom.

Osebni podatki, vpisani v evidenco iz tega člena, so uradna tajnost. Pooblaščene osebe, ki imajo dostop do zbirke podatkov o osebah na prestajanju kazni in o osebah, kaznovanih za prekršek, so dolžne podpisati izjavo, s katero se zavežejo k varovanju podatkov in gesel, ki omogočajo vpogled v elektronske baze podatkov.

Za zbiranje podatkov iz 33., 35. in 131. člena zakona pooblasti upravnik zavoda oziroma vodja dislociranega oddelka zavoda ustrezno usposobljenega delavca zavoda (v nadaljnjem besedilu: pooblaščena oseba).

Podatke iz 34. in 36. člena in tretje alinee drugega odstavka 131. člena zakona pridobivajo po pooblastilu upravljavca zbirke podatkov vsak s svojega delovnega področja psihologi, pedagogi, sociologi, vzgojitelji, socialni delavci in drugi strokovni delavci iz 21. člena pravilnika o izvrševanju kazni zapora (v nadaljnjem besedilu: člani strokovne skupine).

Osebe iz prejšnjega člena lahko zbirajo podatke o obsojencu od njegovih ožjih družinskih članov, rejnika in skrbnika šele potem, ko obsojenec podpiše pisno izjavo, s katero privoli v zbiranje podatkov.

Matično knjigo vodi pooblaščena oseba na posebnem obrazcu, ki je sestavni del tega pravilnika in je objavljen skupaj z njim.

Pooblaščena oseba mora osebe na prestajanju kazni in osebe, kaznovane za prekršek vpisovati v matično knjigo po vrstnem redu sprejema na prestajanje kazni zapora na dan nastopa kazni, razen če je bila oseba sprejeta na prestajanje kazni izven delovnega časa, na dan državnega praznika, nedeljo ali na drug dela prost dan. V tem primeru jo v matično knjigo vpiše prvi delovni dan po nastopu kazni.

Če se podatki spremenijo po vpisu v matično knjigo, mora pooblaščena oseba te spremembe oziroma popravke vpisati v matično knjigo takoj, ko dobi uradni dokument o spremembi.

Osebni list osebe na prestajanju kazni vodi zavod na posebnem obrazcu, ki je sestavni del tega pravilnika in je objavljen skupaj z njim.

Podatki iz 36. člena zakona se vpisujejo v ustrezne obrazce, ki so oštevilčeni od IK – 1/1 do IK – 1/18 in so priloga osebnega lista.

Osebni list s prilogami sestavlja osebni spis.

Osebni spis ima tudi navodilo za izpolnjevanje podatkov v prilogah osebnega lista, ki je natisnjeno kot priloga osebnega lista in je sestavni del tega pravilnika.

Pooblaščena oseba vpiše podatke v osebni list tisti dan, ko je bila oseba na prestajanju kazni sprejeta na prestajanje kazni, če to ni mogoče, pa najkasneje do konca sprejemnega obdobja.

Če katerikoli član strokovne skupine meni, da utegnejo posamezne ugotovitve, ki jih je zbral, pridobil in zapisal o osebi na prestajanju kazni, negativno vplivati na delo s tako osebo, če bi se z njimi seznanila, lahko predlaga, da ji te ugotovitve niso dostopne.

O predlogu iz prejšnjega odstavka odloči upravnik zavoda oziroma vodja dislociranega oddelka zavoda. Dokument o ugotovitvah iz tretjega odstavka 38. člena zakona, za katerega je bilo odločeno, da osebi na prestajanju kazni, na katero se nanaša, ni dostopen, se ustrezno označi in izloči iz osebnega lista vselej, ko oseba uveljavlja pravico do vpogleda v njen osebni spis.

Člani strokovne skupine oziroma drugi delavci zavoda v osebni list vpisujejo tudi kratko vsebino razgovorov z osebo na prestajanju kazni.

Podatki iz drugega odstavka tega člena se med prestajanjem kazni zapora ustrezno dopolnjujejo oziroma spreminjajo.

V osebni spis se vložijo sodne odločbe, ki jih je treba izvršiti, in vse druge listine, ki so bile poslane ali pridobljene pred nastopom kazni ali po njem. Vanj se vloži tudi individualni program tretmaja ter pisni dogovor o tretmaju, če ga je oseba na prestajanju kazni podpisala.

V osebni spis se sproti vlagajo vsi uradni akti, ki se nanašajo na osebo na prestajanju kazni, in vpisujejo podatki, ki se nanašajo na tretma osebe na prestajanju kazni (pohvale, nagrade, ugodnosti, disciplinske kazni) in drugi podatki o osebi na prestajanju kazni, zbrani med prestajanjem kazni.