Pravilnik o pooblaščencu, načinu izvajanja notranje kontrole, hrambi in varovanju podatkov, vodenju evidenc in strokovnem usposabljanju delavcev organizacij, odvetnikov, odvetniških družb, notarjev, revizijskih družb, samostojnih revizorjev in pravnih ali fizičnih oseb, ki opravljajo računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja

4399. Pravilnik o pooblaščencu, načinu izvajanja notranje kontrole, hrambi in varovanju podatkov, vodenju evidenc in strokovnem usposabljanju delavcev organizacij, odvetnikov, odvetniških družb, notarjev, revizijskih družb, samostojnih revizorjev in pravnih ali fizičnih oseb, ki opravljajo računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja

Na podlagi prvega odstavka 40. člena zakona o preprečevanju pranja denarja (Uradni list RS, št. 79/01 in 59/02) izdaja minister za finance

P R A V I L N I K
o pooblaščencu, načinu izvajanja notranje kontrole, hrambi in varovanju podatkov, vodenju evidenc in strokovnem usposabljanju delavcev organizacij, odvetnikov, odvetniških družb, notarjev, revizijskih družb, samostojnih revizorjev in pravnih ali fizičnih oseb, ki opravljajo računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja

S tem pravilnikom se podrobnejše določa izvajanje nalog, določenih v zakonu o preprečevanju pranja denarja (Uradni list RS, št. 79/01 in 59/02; v nadaljnjem besedilu: zakon), in sicer:

način izvajanja notranje kontrole v organizacijah iz 2. člena zakona (v nadaljnjem besedilu: organizacije);

položaj pooblaščenca in namestnika pooblaščenca v organizaciji in njuna pooblastila;

postopek priprave seznama indikatorjev za prepoznavanje sumljivih transakcij (v nadaljnjem besedilu: seznam indikatorjev) v organizaciji, pri odvetniku, odvetniški družbi, notarju, revizijski družbi, samostojnem revizorju in pravni ali fizični osebi, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, ter njegova uporaba;

način vodenja evidenc o strankah in transakcijah pri organizacijah, odvetnikih, odvetniških družbah, notarjih, revizijskih družbah, samostojnih revizorjih in pravnih ali fizičnih osebah, ki opravljajo računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja;

način varovanja podatkov o strankah in transakcijah v organizaciji, pri odvetniku, odvetniški družbi, notarju, revizijski družbi, samostojnem revizorju in pravni ali fizični osebi, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja;

strokovno usposabljanje delavcev in hramba podatkov o strokovnem usposabljanju v organizaciji, pri odvetniku, odvetniški družbi, notarju, revizijski družbi, samostojnem revizorju in pravni ali fizični osebi, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja.

Ta pravilnik določa minimalne standarde za notranjo kontrolo, ki se nanašajo na njeno organiziranje in izvajanje, ter za izvajanje drugih nalog iz zakona. Podrobnejša pravila določi organizacija, odvetnik, odvetniška družba, notar, revizijska družba, samostojni revizor in pravna ali fizična oseba, ki opravlja računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja, v svojih notranjih aktih.

Notranja kontrola izvajanja nalog po zakonu je sestavni del kontrole poslovanja organizacije.

Organizacija zagotovi redno kontrolo izvajanja določil zakona razen, če ima zaposlene manj kot štiri delavce.

Namen kontrole je preprečevanje, zaznavanje in odpravljanje napak pri izvajanju zakona ter izboljšanje notranjega sistema odkrivanja transakcij ali strank, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja.

Notranja kontrola se nanaša na:

dolžnost identifikacije, kadar organizacija za stranko odpre račun ali z njo vzpostavi trajno poslovno razmerje; pri opravljanju transakcije ali pri več med seboj povezanih transakcijah, ki presegajo vrednost 3,000.000 tolarjev; v zvezi s posli življenjskega zavarovanja, ko posamezni obrok premije ali več obrokov premije, ki jih je potrebno plačati v enem letu, presega vrednost 200.000 tolarjev, ali ko plačilo enkratne premije presega vrednost 500.000 tolarjev, pri čemer se identifikacija opravi tudi v primerih, ko se posamezni obrok premije ali več obrokov premije, ki jih je potrebno plačati v enem letu, poveča ter preseže vrednost 200.000 tolarjev; pri poslih pokojninskega zavarovanja, če je zavarovalno polico mogoče prenesti ali jo uporabiti kot zavarovanje za najem posojila ali kredita; za pravno ali fizično osebo, ki opravlja posle v zvezi z dejavnostjo organiziranja ali izvajanja dražb ali trgovanja z umetninami pri gotovinski transakciji ali pri več med seboj povezanih gotovinskih transakcijah, ki presegajo vrednost 3,000.000 tolarjev; pri vsaki gotovinski transakciji ali pri več med seboj povezanih gotovinskih transakcijah, ki presegajo vrednost 5,000.000 tolarjev; za igralnice in druge koncesionarje za posebne igre na srečo ob vstopu stranke v njihove prostore ali ko se transakcija izvaja na blagajni; pri opravljanju transakcije na podlagi hranilne knjižice na geslo ali prinositelja hranilne knjižice ter vsakič, kadar v zvezi s transakcijo ali stranko obstajajo razlogi za sum pranja denarja (5. člen zakona);

dolžnost hranjenja podatkov in pripadajoče dokumentacije 10 let po opravljeni transakciji, vstopu v igralnico ali v prostore drugega koncesionarja za posebne igre na srečo, zaprtju računa ali prenehanju veljavnosti pogodbe ter dolžnost vodenja evidenc o strankah in transakcijah iz 5. člena zakona (34. in 37. člen zakona);

dolžnost sporočanja podatkov o vsaki gotovinski transakciji, ki presega vrednost 5,000.000 tolarjev, o več med seboj povezanih gotovinskih transakcijah, ki skupno presegajo vrednost 5,000.000 tolarjev, in dolžnost sporočanja podatkov, kadar v zvezi s transakcijo ali stranko obstajajo razlogi za sum pranja denarja (10. člen zakona);

dolžnost začasne ustavitve transakcije za največ 72 ur po odredbi Urada Republike Slovenije za preprečevanje pranja denarja (v nadaljnjem besedilu: urad) in dolžnost ravnati se po navodilih urada o postopku z osebami, na katere se transakcija nanaša (16. člen zakona);

dolžnost posredovanja podatkov, informacij in dokumentacije o strankah in transakcijah, o bančnih vlogah in o premoženjskem stanju določenih oseb ter podatkov o opravljanju nalog po zakonu na zahtevo urada (15. člen zakona);

dolžnost imenovanja pooblaščenca in enega ali več namestnikov pooblaščenca, ki uradu sporoča podatke v skladu z 10., 11. in 15. členom zakona (12. člen zakona);

dolžnost sestaviti seznam indikatorjev za prepoznavanje sumljivih transakcij (12. člen zakona);

dolžnost varovanja uradne tajnosti v zvezi s sporočanjem podatkov in dokumentacije iz tretjega odstavka 10. člena, prvega, drugega in tretjega odstavka 15. člena, prvega in drugega odstavka 18. člena zakona ali da je urad na podlagi 16. člena zakona začasno ustavil transakcijo oziroma v zvezi s tem dal organizaciji navodila (31. člen zakona).

Za vzpostavitev in organiziranje notranje kontrole sta odgovorna organizacija in njeno poslovodstvo.

V zvezi z izvajanjem notranje kontrole se v notranjem aktu organizacije določi in razmeji odgovornost med poslovodstvom organizacije, organizacijskih enot oziroma podružnic, pooblaščencem, namestnikom pooblaščenca in drugimi službami organizacije.

Organizacija mora sestaviti letno poročilo o izvajanju notranje kontrole in ukrepov v pisni obliki. Poročilo za preteklo leto mora biti izdelano najkasneje do konca meseca marca tekočega leta.

Poročilo iz prejšnjega odstavka mora vsebovati zlasti podatke o:

številu sporočenih gotovinskih in povezanih gotovinskih transakcij nad 5,000.000 tolarjev;

številu transakcij ali strank, v zvezi s katerimi so obstajali razlogi za sum pranja denarja, sporočenih uradu;

številu transakcij ali strank, v zvezi s katerimi so obstajali razlogi za sum pranja denarja, sporočenih pooblaščencu, ki jih ta ni poslal uradu;

številu opravljenih identifikacij pri odpiranju računa ali vzpostavitvi trajnega poslovnega razmerja brez navzočnosti stranke;

številu hranilnih knjižic na geslo ali prinositelja na zadnji dan v letu;