TFL Vsebine / TFLGlasnik

1 Uvod

V članku smo želeli preučiti normativno ureditev podjetja X z vidika obvladovanja prevar. Namen je ugotoviti višino tveganja izpostavljenosti prevar in opredeliti dodatne ukrepe, da do prevar ne bi prišlo. Hipoteza je, da je podjetje relativno dobro organizirano, da do prevar ne pride, vendar je zaradi specifičnosti (majhna ekipa ljudi, nizka fluktuacija) vseeno izpostavljeno določenim tveganjem.

2 Organizacija

Organizacija je pogosta beseda, ki jo srečamo v vsakdanjem življenju. V Slovarju slovenskega knjižnega jezika najdemo pod geslom »organizacija« vrsto razlag, ki jih povezujemo s tem izrazom (Fran, 2023):

1. glagolnik od organizirati:organizacija svetovnega prvenstva je pripadla Jugoslaviji; organizacijo prireditve so zaupali tajniku društva; ima smisel za organizacijo, organizacija delovne akcije mu je vzela precej časa; ljubitelji slikarstva so bili navdušeni, da je prišlo do organizacije te razstave, ima dobro organizacijo snovi za svoj roman;
2. značilnost, stanje organiziranega; organiziranost:potrebna bi bila boljša organizacija dela, proizvodnje; izboljšali so organizacijo zdravstvene službe, organizacija obrambe je bila zelo slaba, tehnična organizacija proslave;
3. skupnost ljudi z določenim skupnim ciljem, programom: voditi organizacijo; stopiti, vpisati se v organizacijo; napredna organizacija; preprečevati ustanavljanje terorističnih organizacij; naloge organizacije, sedež organizacije, borčevske, letalske, lovske, športne organizacije, dijaške, strokovne organizacije, delovna organizacija, organizacija združevanja oseb v delovnem razmerju, ki z družbenimi sredstvi opravljajo gospodarsko dejavnost ali dejavnost družbenih služb ; družbene organizacije politične organizacije, sindikati, mladinske organizacije, Rdeči križ;

Organizacija združenih narodov [OZN]:

• organizacija velike večine držav, katere cilj je krepiti sodelovanje med narodi in ohraniti mir na svetu;
• ekon.: gospodarska organizacija samoupravna enota v gospodarstvu;
• negospodarska organizacija, delovna organizacija v negospodarskih dejavnostih ;
• organizacija združenega dela [OZD], delovna organizacija, ki lahko vrednostno izrazi rezultat dela;
• temeljna organizacija združenega dela [TOZD]. Del delovne organizacije, ki v delovnem procesu tvori določeno celoto in ki lahko vrednostno izrazi rezultat dela.

Povzeto po B. Lipičniku (1997, 2-3) ima lahko beseda »organizacija« kar sedem različnih pomenov:

• Organizacija kot sistem;
• Organizacija kot proces oblikovanja organizacijskega sistema;
• Organizacija kot aktivnost organiziranja;
• Organizacijo predstavlja tudi vsaka konkretna organizacijska oblika, ki je nastala kot posledica organizacijskih aktivnosti oziroma procesov organiziranja: podjetje kot organizacija, država kot organizacija;
• Organizacija kot kvalitativna lastnost družbenih pojavov in odnosov;
• Organizacija kot znanstvena disciplina;
• V samoupravnem sistemu je bila organizacija z ustavo določena kot splošna oblika konstituiranja samoupravnih odnosov.

Za namene članka nas zanima predvsem organizacija v ekonomskem smislu – gospodarska organizacija kot združba ekonomskih prvin, ki se kombinirajo z namenom doseči enega ali več skupnih ciljev.

Temeljni tipi organizacijskih struktur, povzeti po Bogdanu Kavčiču, Sodobna teorija organizacije, 1991, v knjigi dr. Bergant z naslovom Organiziranje računovodstva v povezavi s finančno funkcijo, 2010, (Bergant, 2010, 27-33):

1. Funkcijska organizacijska struktura;
2. Proizvodna organizacijska struktura;
3. Organizacijska struktura na podlagi geografskih področij;
4. Tržna organizacijska struktura;
5. Procesna organizacijska struktura;
6. Linijska organizacijska struktura;
7. Linijsko-štabna organizacijska struktura;
8. Funkcionalizirana linijsko-štabna struktura;
9. Matrična organizacijska struktura.

V nadaljevanju bomo predstavili organiziranost podjetja X.

3 Organiziranost podjetja X

Podjetje X je bilo ustanovljeno leta 1997 z namenom, da pridobi koncesijo za opravljanje določenega projekta in da ta projekt opravlja naslednjih 30 let. Podjetje X je ustanovilo več družbenikov iz več držav Evropske Unije. Podjetje X je bilo ustanovljeno kot d.o.o.

Organi podjetja v skladu s statutom podjetja so:

• direktor,
• projektni manager,
• nadzorni svet (7 članski),
• skupščina lastnikov.

4 Organizacijska struktura podjetja in organigram

Podjetje X sodi med majhna podjetja v skladu s 55. členom ZGD-1, vendar bo zaradi vrednosti aktive in zviševanja obsega poslovanja verjetno kmalu preseglo mejo za uvrstitev med srednje velika podjetja. Podjetje se ukvarja z eno samo dejavnostjo in zaposluje manj kot 50 ljudi, zato je organiziranost podjetja enostavna. Podjetje je organizirano v skladu z funkcijsko organizacijsko strukturo. Povzeto po B. Lipičniku (1997, 48) je funkcijska organizacijska struktura centralizirana organizacijska struktura in oblikovana je na zahtevi, da se mora vsaka funkcija oblikovati v zaokrožene organizacijske nosilce, zato funkcije organizacijsko oblikujemo v optimalno število področij, sektorjev oziroma služb. Prednost funkcijske organizacijske strukture je predvsem v njeni racionalnosti, ki se izraža v tem, da se naloge iste funkcije opravljajo v enem prostoru. S tem povzročamo manjše stroške, povečujemo specializacijo in profesionalizacijo ljudi idr. (Lipičnik, 1997, 48)

Funkcijska organizacijska struktura je centralizirana organizacijska struktura. Razvili so jo v začetku 20. stoletja, kot njen začetnik pa se navaja Carnegie Steel. Oblikovana je na zahtevi, da se mora vsaka funkcija oblikovati v zaokrožene organizacijske nosilce, zato funkcije organizacijsko oblikujemo v optimalno število področij, sektorjev oz. služb. Funkcijska organizacijska struktura je najpogostejša organizacijska struktura in uporablja se že od nastanka prvih industrijskih podjetij. Tudi v razmerah sodobne industrijske proizvodnje se funkcijska organizacijska struktura najbolj uporablja v manjših industrijskih podjetjih. (Žnidaršič Kranjc, 1995, 43-44).

Slika 1: Organizacijska struktura podjetja X

Vir: Žnidaršič Kranjc, 1995, 43-44

Računovodstvo v podjetju X se izvaja v računovodskem servisu, v podjetju je organiziran samo kontroling z namenom nadzora predračunavanja in obračunavanja in notranjega ter zunanjega poročanja.

5 Normativna urejenost podjetja X

Z normativnim vidikom organiziranja v najširšem smislu razumemo formalno urejanje združbe s ciljem naravnavanja smotrnega delovanja posameznikov za doseganje ciljev združbe. Organiziranost lahko urejamo z različnimi tehnikami, to je na verbalni, grafični in tabelarični način. Verbalne tehnike so ustne (na primer sprotna navodila, ustaljeni in ustno razloženi načini oziroma procesi dela) ali pisne (organizacijski predpisi). Organizacijski predpisi so zunanji (zakoni in drugi predpisi, kodeksi in strokovni standardi) in notranji. (Bergant, 2010, 455-456)

Organizacijski predpisi v najširšem smislu znotraj združbe so lahko:

• Splošni akti (pravilniki in drugi normativni akti), ki jih sprejemajo organi upravljanja in poslovodenja združbe;
• Posamezni sklepi in organizacijska navodila organov upravljanja;
• Posamezni sklepi in organizacijska navodila vrhnjega, srednjega in nižjega poslovodstva (za nedoločen čas, za določen čas, obvestila);
• Navodila proizvajalcev za uporabo in delovanje sredstev za delo. (Bergant, 2010, 455-456)

Normativni okvir podjetja X je zasnovan na način, kot ga prikazujemo v nadaljevanju.

Splošni akti ali krovni dokument, pod katerim podjetje deluje, je »Družbena pogodba o ustanovitvi družbe X«. Sprejeli so ga družbeniki podjetja, zadnja verzija, ki obstaja, je iz leta 2020. V njej so opredeljeni organi vodenja in upravljanja družbe, pristojnosti teh organov, eventualne omejitve delovanja teh organov.

Ostali organizacijski predpisi vključujejo:

• Poslovnik delovanja,
• Pravilnik o delovnih razmerjih družbe X,
• Pravilnik o preprečevanju in odpravljanju posledic mobinga v družbi,
• Pravilnik družbe X o nagradah za izboljšave, inovacije in izume, ustvarjene v delovnem razmerju,
• Pravilnik o postopkih in ukrepih za varovanje osebnih podatkov,
• Pravilnik o določitvi in varovanju poslovnih skrivnosti družbe X,
• Pravilnik o računovodstvu,
• Izjava o tveganjih na delovnem mestu
• Katalog delovnih mest.

Podjetje X podrobneje ureja poslovanje tudi s formaliziranimi navodili za delo.

Obvladovanje prevar

»Prevara« (fraud) je napačna predstavitev pomembnih dejstev z naklepom zavesti v zmoto tiste, ki se upravičeno zanašajo na to predstavitev in zaradi tega trpijo škodo, obsega prikrojevanje, ponarejanje, spreminjanje razvidov, prikrivanje ali opuščanje učinkov poslovnih dogodkov, razvidovanje ne nastalih poslovnih dogodkov in podobno (Turk, 2002, 553).

Prevara je vsako neetično in/ali nezakonito dejanje, za katero je značilna pridobitev nezakonite ali neupravičene koristi v škodo organizacije ali tretjih oseb. Med prevare sodijo predvsem goljufija, utaja ali izraba zaupanja, prevarantsko računovodsko poročanje ipd. Prevare posamezniki in/ali podjetja zagrešijo z namenom, da bi pridobili materialne koristi, predvsem v obliki denarnih sredstev, ali lastništva stvari, ali da bi na protipraven način uresničili svoje interese v škodo organizacije ali tretjih oseb. S prevarantskim ravnanjem se lahko posamezniki in/ali podjetja skušajo izogniti plačilu ali izgubi storitev ter z nezakonitim ravnanjem zaščititi svojo osebno ali poslovno prednost. (Krka, 2023)

Pomen korporativnega upravljanja pri preprečevanju prevar

Ker okolje prevar postaja vse bolj zapleteno, zlasti zaradi pandemije COVID-19, je zdaj bolj kot kdaj koli prej pomembno, da podjetja razvijejo zanesljive programe za preprečevanje goljufij. Eden od načinov za to je zagotavljanje učinkovitega korporativnega upravljanja.

Korporativno upravljanje je okvir pravil, odnosov, sistemov in procesov znotraj in s katerimi se avtoriteta izvaja in nadzoruje v korporacijah. Ključni akterji, vključeni v korporativno upravljanje, so upravni odbor, revizijska komisija, vodstvo podjetja, notranji revizorji in ocena tveganja goljufije.

Čeprav je morda nemogoče ustaviti vse primere goljufij v podjetju, je goljufijo mogoče lažje prepoznati, prijaviti in zmanjšati njene posledice z močnimi notranjimi sistemi in kulturo upravljanja, ki zaposlene spodbuja, da spregovorijo o svojih skrbeh. (Polonius Systems, 2023)

Nadzorni svet družbe je pomemben organ za preprečevanje prevar. Nadzorni svet je izvoljena skupina posameznikov, ki predstavlja delničarje družbe. V podjetju imajo številne vloge, vendar nadzorni svet na splošno »nadzoruje« in ne »posluje«. Nasprotno pa je vodstvo skupina, ki je odgovorna za dejansko vodenje in poslovanje podjetja.

Nekatere odgovornosti nadzornega sveta vključujejo:

• Ohranjanje nadzora nad oceno tveganja goljufije;
• Spremljanje goljufij pri upravljanju in dejavnosti, povezanih z nadzorom;
• Izvajanje učinkovitega programa poslovne etike;
• Zaposlovanje vodstva, določanje njihovega nadomestila in ocenjevanje njihove uspešnosti;
• Nastavitev ustreznega tona na vrhu (Polonius Systems, 2023).

V Sloveniji pristojnosti in dolžnosti članov nadzornega sveta določata predvsem dva zakona. Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) in Zakon o finančnem poslovanju, postopkih zaradi insolventnosti in prisilnem prenehanju (ZFPPIPP).

V skladu z 281. členom ZGD-1 (ZGD-1, Ur. l. RS, št 65/2009) so pristojnosti nadzornega sveta predvsem:

(1) Nadzorni svet nadzoruje vodenje poslov družbe.

(2) Nadzorni svet lahko pregleduje in preverja knjige in dokumentacijo družbe, njeno blagajno, shranjene vrednostne papirje in zaloge blaga ter druge stvari. Za izvrševanje teh pravic lahko pooblasti posameznega člana, komisijo ali za določene naloge tudi posebnega izvedenca. Pri sklenitvi pogodbe z izvedencem zastopa družbo predsednik nadzornega sveta. Predsednik nadzornega sveta zastopa družbo tudi pri sklenitvi pogodbe z revizorjem letnega in konsolidiranega letnega poročila.

(3) Nadzorni svet lahko od uprave zahteva kakršnekoli informacije, potrebne za izvajanje nadzora. Če statut tako določa, lahko te informacije zahteva tudi vsak posamezen član nadzornega sveta, uprava pa pošlje zahtevane informacije nadzornemu svetu kot organu.

(4) Nadzorni svet lahko skliče skupščino. Nadzorni svet da skupščini predlog za imenovanje revizorja, ki mora temeljiti na predlogu revizijske komisije.

(5) Vodenje poslov se ne more prenesti na nadzorni svet. Statut ali nadzorni svet lahko določi, da se smejo posamezne vrste poslov opravljati le z njegovim soglasjem. Če nadzorni svet zavrne soglasje, lahko uprava zahteva, da o soglasju odloči skupščina. Za sklep, s katerim skupščina da soglasje, je potrebna večina najmanj treh četrtin oddanih glasov.

Člen 282. ZGD-1 (ZGD-1, Ur. l. RS, št 65/2009) zahteva od nadzornega sveta, naslednje:

(1) Nadzorni svet mora preveriti sestavljeno letno poročilo in predlog za uporabo bilančnega dobička, ki ju je predložila uprava. Vsak član nadzornega sveta oziroma revizijske komisije ima pravico pregledati in preveriti vse podlage za letno poročilo, ki mu jih je treba na njegovo zahtevo predložiti, če nadzorni svet ne odloči drugače.

(2) Nadzorni svet mora o ugotovitvah preveritve iz prejšnjega odstavka sestaviti pisno poročilo za skupščino. V poročilu mora navesti, kako in v kakšnem obsegu je preverjal vodenje družbe med poslovnim letom. Če je k letnemu poročilu priloženo tudi revizorjevo poročilo, mora nadzorni svet v svojem poročilu zavzeti stališče do njega. Na koncu poročila mora nadzorni svet navesti, ali ima po končni preveritvi k letnemu poročilu kakšne pripombe in ali letno poročilo potrjuje. Če nadzorni svet potrdi letno poročilo, je sprejeto.

(3) Nadzorni svet mora v enem mesecu od predložitve sestavljenega letnega poročila svoje poročilo izročiti upravi, sicer mora uprava nadzornemu svetu nemudoma postaviti dodaten rok, ki ne sme biti daljši od enega meseca. Če nadzorni svet tudi v dodatnem roku ne izroči letnega poročila, se šteje, da ga ni potrdil.

V smislu preprečevanj prevar ZGD-1 v 279. členu (ZGD-1, Ur. l. RS, št 65/2009) nalaga nadzornemu svetu naslednje:

(1) Nadzorni svet lahko imenuje eno ali več komisij, na primer revizijsko komisijo, komisijo za imenovanja in komisijo za prejemke, ki pripravljajo predloge sklepov nadzornega sveta, skrbijo za njihovo uresničitev in opravljajo druge strokovne naloge. V družbi, ki je subjekt javnega interesa, mora nadzorni svet oblikovati revizijsko komisijo.

(2) Komisija ne more odločati o vprašanjih, ki so v pristojnosti nadzornega sveta.

(3) Komisijo sestavljajo predsednik in najmanj dva člana. Predsednika imenuje nadzorni svet izmed svojih članov. Plačilo članov komisije, ki niso tudi člani nadzornega sveta, določi nadzorni svet s sklepom.

(4) Sej komisije se smejo udeleževati le člani komisije, če statut ali poslovnik nadzornega sveta ne določa drugače. Pri obravnavanju posameznih točk so lahko na sejo komisije povabljeni izvedenci ali poročevalci.

(5) Za odločanje komisije se smiselno uporabljajo določbe 257. člena tega zakona.

(6) Komisija poroča o svojem delu nadzornemu svetu.

Nadzorni svet bi moral sodelovati pri korporativnem upravljanju prek vzpostavljene učinkovite telefonske linije za prijavitelje nepravilnosti, tako da lahko zaposleni zlahka prijavijo vsako sumljivo dejavnost, ki jo opazijo. To bo vodilo do bolj pozitivnih rezultatov za podjetje, saj se bodo podjetja bolje zanašala na svoje zaposlene za notranje informacije. (Polonius Systems, 2023)

Nekatere najpomembnejše funkcije telefonske linije za prijavitelje nepravilnosti vključujejo Polonius Systems, 2023):

• različne komunikacijske kanale,
• implementiranje različnih meritev,
• pritožbe bi morale imeti možnost nadaljnjega ukrepanja s strani preiskovalcev,
• zaposleni morajo ostati anonimni, razen če ni navedeno drugače,
• z njegovim obstojem morajo biti seznanjeni vsi zaposleni, prodajalci in druge zainteresirane strani.

Poleg dejstva, da bodo telefonske številke za prijavitelje nepravilnosti učinkovito zbirale dragocene informacije od zaposlenih, bodo tudi odvrnile morebitne storilce od goljufije in spodbujale kulturo skladnosti.

6 Upravljanje s tveganji

Kot je navedeno zgoraj, je ena od vlog nadzornega sveta nadzor nad upravljanjem tveganja, ki vključuje tveganje goljufije. Goljufi nenehno iščejo nove načine za izkoriščanje podjetij, zato mora biti nadzorni svet agilen pri obvladovanju tveganja goljufij.

Korporativno upravljanje lahko poteka z uvedbo komisije nadzornega sveta, kot je revizijska komisija, ki se osredotoča na nadzor obvladovanja tveganj. To je še posebej uporabno, če komisiji trenutno primanjkuje zmogljivosti ali če ni sestavljena iz optimalnih članov upravnega odbora za nadzor tveganj. Nadzorni svet bo imel tudi priložnost, da redno pregleduje učinkovitost postopkov in kontrol odbora za obvladovanje tveganja goljufij.

Nato lahko nadzorni svet izvede celovito oceno goljufij. To vključuje izdelavo izčrpnega seznama možnih tveganj, ki jim je podjetje izpostavljeno. Obstaja več metod za prepoznavanje takih tveganj, ki vključujejo (Polonius Systems, 2023):

• Ankete o ozaveščenosti zaposlenih o goljufijah;
• Najem podjetja za kibernetsko varnost za odkrivanje ranljivosti vdorov;
• Spremljanje družbenih medijev;
• Vodenje izhodnih intervjujev.

Upravni odbor mora vključevati vse ukrepe, ki so vzpostavljeni za obvladovanje vsakega tveganja, kot so meritve, poročila, zavarovanja in nepredvideni dogodki (Polonius Systems, 2023).

Ko so področja tveganja prepoznana, jih je treba pregledati in ugotoviti, ali so občutljiva za goljufije. To lahko vključuje gibanje ali hrambo sredstev, evidence podjetja ali zaupne informacije ali sistemske vmesnike s prodajalci in strankami. Zagotavljanje ocene tveganja za vsako področje bo učinkovit način za redno ocenjevanje moči nadzornih ukrepov proti goljufijam.

7 Normativna urejenost preprečevanja prevar v podjetju X

V podjetju X ni formaliziranega dokumenta, ki bi specifično naslovil preprečevanje, odkrivanje ali preiskovanje prevar. Podjetje ima nadzorni svet, ki se sicer sestaja redno večkrat letno in spremlja poslovanje podjetja, vendar ni imenoval Revizijske komisije ali se posebej ukvarjal s tveganji prevar. V podjetju je bil izveden sistematični pregled tveganj in sestavljen katalog tveganj, kot je predstavljeno v nadaljevanju

Tveganja so bila ocenjena z oceno od 1 do 4, pri čemer je pri oceni 1 tveganje zanemarljivo, pri oceni 4 pa nesprejemljivo. Od 25 tveganj je bilo 13 ocenjenih z oceno 1, 10 z oceno 2, 2 z oceno 3 in nobeno z oceno 4.

Pri dveh tveganjih, ki sta bili ocenjeni z oceno 3, je bilo ugotovljeno, da zaradi majhnosti podjetja ni mogoče ustrezno ločiti nalog v nabavnem sistemu, kar zvišuje možnosti goljufij. Kot preventivni ukrep je bilo izdano formalno navodilo, kakšna pooblastila imajo posamezni zaposleni v nabavi pri naročanju. Pri ostalih procesih je bilo ugotovljeno, da so kontrole ustrezno nastavljene.

8 Zaključek

Podjetje X ima vzpostavljeno formalno organizacijsko strukturo in imenovan nadzorni svet. Nadzorni svet posebnih aktivnosti v smislu preprečevanja prevar ne izvaja. Nadzorni svet tudi ni imenoval revizijske komisije. Podjetje nima sprejete politike preprečevanja prevar ali Pravilnika preprečevanja prevar, kot bi v skladu s Korporativnimi smernicami to lahko imeli. Posebne telefonske linije za prijavljanje prevar podjetje nima.

Podjetje ima narejen pregled tveganj v katerem ugotavlja, da ima kljub majhnosti vzpostavljen dober sistem za preprečevanje prevar.

Moje priporočilo bi bilo, da podjetje sprejme politiko preprečevanja prevar ali Pravilnik o preprečevanju prevar.

9 Literatura in viri

1. Bergant, Ž. (2010). Organiziranje računovodstva v povezavi s finančno funkcijo. Ljubljana: Abeceda svetovanje.
2. Fran (2023). Slovar slovenskega knjižnega jezika, Pridobljeno 2.2.2023 s spletne strani https://www.fran.si/iskanje?FilteredDictionaryIds=130&View=1&Query=organizacija
3. Lipičnik, B. (1997). Organizacija podjetja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta v Ljubljani.
4. Krka (2023). Pravilnik o preprečevanju, odkrivanju in preiskovanju prevar Krke d.d., Pridobljeno 12.2.2023 s spletne strani https://www.krka.si/vlagatelji/informacije-za-vlagatelje/dokumenti/dokumenti-o-upravljanju-druzbe/
5. Polonius Systems (2023). Importance of Corporate Governance for Fraud Prevention. Pridobljeno 7.3.2023 s spletne strani https://www.polonious-systems.com/corporate-governance-fraud-prevention/
6. Turk, I. (2002): Pojmovnik računovodstva, financ in revizije. Ljubljana: Zveza Računovodij, finančnikov in revizorjev.
7. Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1). (2009). Uradni list Republike Slovenije, (65/09), Ljubljana
8. Žnidaršič Kranjc, A.(1995). Ekonomika podjetja: Ljubljana. FINMEDIA d.d.