TFL Vsebine / TFLGlasnik

Notranji revizorji s svojim delom dodajajo vrednost organizaciji. Pri tem morajo njihovi rezultati izkazovati prodornost, proaktivnost in usmerjenost v prihodnost ter spodbujati izboljšave. To dosegajo tako, da pred pripravo priporočil proučijo temeljne vzroke nastanka nepravilnosti. Namen članka je prikazati različne tehnike proučitve temeljnih vzrokov in kako naj notranji revizorji te tehnike uporabljajo, da bodo opredelili priporočila, ki bodo prispevala največjo dodano vrednost organizaciji. Uvodni del je namenjen predstavitvi strokovnih okvirov, ki narekujejo uporabo tehnik proučitve temeljnih vzrokov, vlogo notranje revizije in poglede glede opredelitve priporočil različnih avtorjev. V drugem delu so prikazani primeri tehnik proučitev temeljnih vzrokov. V zaključku avtorja na praktičnem primeru prikažeta tipičen primer opredelitve priporočila, ki temelji na temeljnem vzroku. S člankom avtorja sistematično prikažeta teoretični pogled podajanja priporočil ter različne tehnike proučitev temeljnih vzrokov in sintezo teh dveh vidikov s končnim ciljem večje dodane vrednosti notranje revizije v organizaciji.

1. UVOD

Skladno s Hierarhijo pravil notranjega revidiranja spadajo na prvo raven Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju[1]. Znotraj Standarda se za proučitev temeljenjih vzrokov uporablja Standard 2320 – Proučitev in ovrednotenje, ki narekuje notranjim revizorjem, da morajo svoje ugotovitve in izide posla utemeljiti z ustrezno proučitvijo in ovrednotenjem pridobljenih informacij. Temeljni Standard 2320 in Izvedbeno navodilo[2] k omenjenemu Standardu navajata, da notranji revizorji informacije, ki jih pridobijo med notranjo revizijo, pregledajo, analizirajo, in če je mogoče, tudi ovrednotijo, preden izrečejo kakršnekoli ugotovitve. Za ovrednotenje pridobljenih informacij z vidika zadostnosti in primernosti ter podajanja logičnih ugotovitev in priporočil morajo notranji revizorji uporabljati med drugim svoje izkušnje, logiko ter poklicno nezaupljivost.

Parker (2017) navaja, da so neskladna stanja, ki jih ugotovijo notranji revizorji, najučinkoviteje odpravljena takrat, ko se odpravijo temeljni vzroki, in ne le simptomi. Le takrat, ko so priporočila usmerjena k rešitvi temeljnih vzrokov, se znižuje verjetnost ponovitve nepravilnosti[3]. Notranji revizorji, ki priporočajo le, da se uredi nastala nepravilnost, ne pa tudi temeljni vzroki, na dolgi rok ne pripomorejo k izboljšavi učinkovitosti procesov upravljanja organizacije, upravljanja tveganj in kontrolnih postopkov.

Brez razumevanja temeljnih vzrokov je težje izreči primerno priporočilo. Temeljni vzroki pojasnjujejo razlog stanja in/ali dejavnikov, odgovornih za vrzeli med obstoječim in želenim stanjem (sodili oziroma merili), kar lahko služi kot osnova za priporočilo[4]. Notranji revizorji naj ocenijo, ali dokazi predstavljajo razumen in prepričljiv argument in ali so navedeni temeljni vzroki glavni dejavnik, ki prispevajo k vrzeli med obstoječim in želenim stanjem. Med najpogostejše vzroke različni avtorji uvrščajo[5]: slabo zasnovane politike, postopke, nepopolne ali nepravilne implementacije, dejavnike zunanjega nadzora upravljanja itd. (povzeto po Chambersu, 2014).

Da notranji revizorji ugotovijo temeljne vzroke, uporabijo več različnih tehnik, ki jih imenujemo proučitev temeljnih vzrokov (Root Cause Analysis – RCA). Proučitev temeljnih vzrokov je skupni izraz, ki opisuje širok razpon različnih pristopov, orodij in tehnik, uporabljenih za odkrivanje enega ali več temeljnih vzrokov (ASQ, 2018). Osnovni cilj odpravljanja temeljnih vzrokov je preprečiti ponovitev nepravilnosti.

2. TEORETIČNA PREDSTAVITEV PROUČITEV TEMELJNIH VZROKOV

2.1. Kaj je temeljni vzrok in proučitev temeljnih vzrokov?

Temeljni vzrok je sprožitveni vzrok bodisi stanja ali vzorca, ki vodi do določene nepravilnosti. Izraz označuje najstarejši, najosnovnejši oziroma najgloblji vzrok za nastanek nepravilnosti. Prepoznavanje temeljnega vzroka je ključnega pomena za prepoznavo in odpravo obstoječih nepravilnosti oziroma preprečitev njihove ponovne ponovitve v prihodnosti.[6]

Proučitev temeljnih vzrokov je proces razumevanja "Kaj se je zgodilo?" in iskanja rešitev za nastale nepravilnosti s pregledovanjem in raziskovanjem, da se odgovori na vprašanje "Kako se je nekaj zgodilo?". Šele nato se preveri, kako popraviti nepravilnost v smislu, da se ne bo ponovila, ali vsaj zmanjšati verjetnost njene ponovitve (CIIA, 2018). Z uporabo proučitev temeljnih vzrokov lahko organizacija zagotavlja dolgoročno izboljšanje poslovnih procesov, saj bi bila verjetnost, da se določen dogodek ponovi, brez učinkovite proučitve temeljnih vzrokov in ustreznih priporočil za njihovo odpravo bistveno večja.

2.2. Uporaba proučitve temeljnih vzrokov v notranji reviziji

Glede na neodvisnost in nepristranskost notranjih revizorjev je notranja revizija primerna za proučitev in prepoznavanje temeljnih vzrokov. Prav tako imajo notranji revizorji široko in poglobljeno znanje o organizaciji, ki so ga pridobili s proučevanjem različnih procesov in organizacijskih enot.

Z uporabo proučitev temeljnih vzrokov imajo lahko notranjerevizijska poročila učinkovitejša priporočila, ki zmanjšujejo tveganja, izboljšujejo dolgoročno učinkovitost in uspešnost poslovnih procesov ter splošno upravljanje organizacije, upravljanje tveganj kontrolnih postopkov (CIIA, 2018). Ko notranji revizorji prepoznajo temeljne vzroke, morajo biti sposobni postaviti smiselna priporočila ali akcijske načrte (če je v organizaciji določeno, da jih postavlja notranja revizija) za odpravljanje ugotovljenih nepravilnosti. Odprava temeljnih vzrokov sama po sebi še ne pomeni, da je urejena tudi nepravilnost. Notranji revizorji morajo prav tako pravilno opredeliti škodo oziroma posledice, ki so nastale kot rezultat le-tega (Parker, 2017).

O potrebi po izvedbi proučitve temeljnih vzrokov je treba razpravljati še pred začetkom pisanja osnutka notranjerevizijskega poročila, in sicer je priporočljivo že v fazi načrtovanja. S tem se prihrani predvsem čas pri pisanju oziroma popravljanju in ponovnem pisanju notranjerevizijskega poročila, po vsej verjetnosti se zmanjša tudi število ugotovitev, če se pojavi isti temeljni vzrok (CIIA, 2018). Dobro napisano notranjerevizijsko poročilo poda takšno priporočilo, ki obravnava temeljne vzroke za nastalo nepravilnost. S tem se pripomore, da se odpravijo tako vzroki kot tudi nastalo stanje ter se pomaga zagotavljati, da se nepravilnosti ne bi več ponovile. Priporočljivo je, da notranji revizorji pri pisanju priporočil upoštevajo vsaj naslednje (Parker, 2017):

• Terminologija, ki se uporablja pri pisanju priporočila, naj bo enaka terminologiji, uporabljeni za opis stanja oziroma vzroka.
• Priporočila naj vsebujejo navedbo potrebnih aktivnosti, da se stanje uskladi s sodili oziroma merili.
• Pri uporabi proučitve temeljnih vzrokov je treba ugotoviti posledico temeljnega vzroka (prva komponenta) in določiti akcijski načrt (druga komponenta), da se dejansko doda dodana vrednost notranje revizije.

Proučitev temeljnih vzrokov omogoča, da notranji revizorji izdelajo temeljitejše in bolj poglobljeno poročilo z zagotavljanjem ciljnega in strukturiranega pristopa k prepoznavanju in določanju najverjetnejših temeljnih vzrokov za nastanek nepravilnosti v organizaciji (v nasprotju z ugotavljanjem stanja ali poročanjem o njem)[7]. Upoštevajo naj se dejavniki, ki izhajajo iz preteklih dogodkov in bi bili lahko vzrok za poznejše dogodke (Parker, 2017).

Celoten članek je dostopen za naročnike!