TFL Vsebine / TFLGlasnik

1 OPREDELITEV TEME

Javni zavod Dom starejših občanov (DSO) Grosuplje (v nadaljevanju Dom) izvaja obliko institucionalnega varstva. Upravičencem nadomešča, dopolnjuje ali zagotavlja funkcijo doma ali lastne družine. Institucionalno varstvo v Domu se izvaja z nastanitvijo ali v obliki dnevnega varstva brez nastanitve (DSO, 2017).

Želja in skrb Doma je, da stanovalci živijo čim bolj samostojno in varno življenje v urejenih in prilagojeno opremljenih prostorih. Zaposleni s svojim delom in odnosi gradijo prijazen dom, ki uživa strokovni ugled in ima med stanovalci tudi visoko zaupanje. Cilj zaposlenih je, da stanovalci živijo čim bolj samostojno in varno, seveda v okviru svojih psihofizičnih sposobnosti. Glavni poudarek je seveda na negi stanovalcev in zdravstvenih storitvah – oddelek zdravstvene nege. Zavod pa ima poleg »glavnega« oddelka tudi druge oddelke (kuhinja, računovodstvo, čiščenje, itd.), ki so sicer v ozadju, a so za samo delovanje doma prav tako pomembni.

Za optimalno delovanje doma je potrebno, da so vsi oddelki med seboj povezani, tako informacijsko kot tudi osebno in delujejo usklajeno – kot ena povezana celota.

Pripravili smo projekt, ki bo informacijsko povezal oddelka kuhinja in računovodstvo. Sedaj se vsi dokumenti in informacije med oddelki prenašajo ročno in v papirnati obliki, kar povzroča počasen pretok informacij, kdaj pa kdaj se kak dokument tudi izgubi in računovodstvo sploh ne dobi informacij.

Prenos informacij in delovne postopke bomo čimbolj digitalizirali in pohitrili. S tem bomo preprečili izgube informacij, zmanjšali pa se bodo tudi stroški poslovanja.

2 NAMEN IN CILJ

V Domu že sedaj izvajamo množico projektov, katerih izvajanje pa ni v zadostni meri »standardizirano«. Namen raziskovanja je uporabiti podatke iz umetne inteligence (angl. Artificial Intelligence – AI), zasnovati sistem izvajanja projektov in pri vodenju projekta uporabiti program projektnega menedžmenta ProjectLibre. Za samo informatizacijo med kuhinjo in računovodstvom potrebujemo dva osebna računalnika, optični bralnik, (angl. Scanner) mrežo in aplikativno programsko opremo.

Cilj raziskave je, da zasnujemo tak projekt, ki bo izvedljiv v realnem času in bo uspešno implementiran v informacijski sistem Doma. S projektom bomo zmanjšali možnost napak pri prenosu informacij in pohitrili prenos le-teh.

3 INFORMATIKA

INFORMATIKA = INFORmacije + avtoMATIKA; je veda, ki se ukvarja z informacijami in avtomatskim obdelovanjem informacij.

Informatika je znanstvena disciplina, ki proučuje zgradbo, funkcije, zasnovo, organiziranje in delovanje informacijskih sistemov (Hladnik, 2024).

Informacijski sistem

Informacijski sistem opredelimo kot množico med seboj odvisnih komponent (strojna oprema, programska oprema, ljudje,… ), ki zbirajo, procesirajo, hranijo in porazdeljujejo podatke in s tem podpirajo delavne procese v organizaciji. Informacijske sisteme delimo na formalne in neformalne pa tudi na računalniško podprte ali računalniško nepodprte (Rupnik in Rožanec, 2024).

Slika 1 prikazuje IPOS cikel, ki prikazuje, kako poteka obdelava določenega podatka - vnos, obdelava, izhod, shranjevanje in povratne informacije (angl. Input, Processing, Output, Storage and Feedback)

Slika 6: IPOS model

Vir: Rashid, 2023

Komponente informacijskega sistema (Turban idr., 2018):

• strojna oprema (hardware – HW, centralna procesna enota - CPU),
• programska oprema (software – SW, operacijski sistem – OS),
• ljudje – skrbnik OS,
• procedure – navodila,
• mreža – intranet, internet, www,
• podatki – izvorni podatki.

Tipi informacijskih sistemov (Turban idr., 2018):

• Transakcijski procesni sistem – uporablja podatke:
  • akter je zaposleni – operativno delo,
  • interne/eksterne transakcije,
  • transakcije v realnem času (Batch/On-line transakcije).
• Menedžerski IS – uporablja informacije:
• akter je nižji in srednji menedžment,
• operativna učinkovitost in uspešnost poslovanja,
• periodična poročila, poročila o odstopanjih in ad-hod poročila.
• Sistemi za podporo odločanju – uporablja znanje:
  • akter je višji menedžment,
  • podpora odločanju,
  • strukturirane odločitve (avtomatizem) in nestrukturirane odločitve (na osnovi inteligence, znanja in izkušenj).
• Direktorski IS – uporablja modrost:
  • akter je najvišji menedžment,
  • strateške odločitve.

4 PROJEKTNI MENEDŽMENT

Projektni menedžment je proces planiranja, organiziranja in kontrole vseh vidikov projekta za doseganje ciljev (Stare, 2010):

• Planiranje – Ko odgovorna oseba sprejme idejo o izvedbi projekta, sledi izdelava seznama aktivnosti projekta. Določitev sosledja in povezanosti vseh aktivnosti nam v kombinaciji s potrebnim časom za izvedbo posameznih aktivnosti pomaga pri planiranju končnega roka in terminov izvedbe aktivnosti. Sledi določitev izvajalcev aktivnosti in plan drugih potrebnih virov (oprema, material, ipd.). Plan virov je osnova za izračun stroškov projekta. Običajno je zadnji korak planiranja obravnava potencialnih tveganj ter priprava ukrepov za znižanje tveganosti projekta. Redkeje (odvisno od vrste projekta in pogostosti ponavljanja podobnih projektov v združbi) se planira tudi kontroliranje projekta, obvladovaje vplivnežev, pogodbenih izvajalcev in dobaviteljev.
• Organiziranje – Izdela se organigram vseh udeležencev projekta, z dodatnim organigramom pa določimo tip organizacijske strukture projekta (matrična, projektna, ipd.), s tem pa tudi okvirne pristojnosti managerja projekta oziroma razmerja med projektom in celotno združbo. Podrobneje se vloge, pristojnosti in odgovornosti ključnih udeležencev projekta opredelijo v matriki pristojnosti in odgovornosti. Posamezni avtorji v področje organiziranja vključujejo tudi opredelitev delovanja tima (način poročanja, komuniciranja, termine rednih kontrolnih sestankov, ipd.), ne smemo pa pozabiti na organizacijo informacijskega sistema (prenos informacij, obvladovanje dokumentacije).
• Vodenje – Manager se odloči, kakšen stil vodenja bo uporabljal (avtokratski, demokratični) ter kako bo ustvaril primerno delovno vzdušje v timu, kako bo motiviral člane tima. Spodbujal naj bi verbalno, odprto in neformalno komunikacijo med vsemi člani tima, ter reševal morebitne konflikte. Pomemben del vodenja je tudi vodenje projektnih sestankov.
• Kontroliranje vključuje tri korake – Ugotavljanje trenutnega stanja izvedbe, primerjava stanja s planom in ugotavljanje morebitnih odstopanj, ter izvedbo korektivnih ukrepov, s katerimi se (ponovno) zagotovi izvedba v okviru ciljev, kljub trenutnim odstopanjem (npr. zamudi projekta). Najobičajnejša področja kontrole so rezultati dela, roki, stroški, kakovost in tveganja.

Faze priprave projekta vključuje planiranje in organiziranje, faza izvedbe pa vodenje in kontroliranje.

Če pogledamo zadevo podrobneje oziroma v praksi, pa lahko rečemo, da se vsi koraki managementa pojavijo v vseh fazah projekta (Stare, 2010).

Projektnega managementa si ne moremo predstavljati brez ustrezne tehnološke podpore oziroma informacijskega sistema, ki managerjem olajša načrtovanje, ter spremljanje in vodenje projektov. Informacijski sistem mora vsem udeleženim v projektu zagotoviti čim lažji dostop do informacij, hitro in zanesljivo komuniciranje, preprosto in sprotno nadziranje in izvajanja projekta ter po potrebi tudi preventivno ukrepanje (Stare, 2010).

5 RAZISKOVALNO VPRAŠANJE

V Domu se pri delu v določenih oddelkih izgubljajo dokumenti, listine in posledično tudi informacije. Zaradi slabe komunikacije med oddelkoma kuhinja in računovodstvo prihaja do napačnih odločitev pri naročanju materiala, s tem pa so povezani tudi dodatni stroški.

Zato smo pripravili projekt, ki bo informacijsko povezal oddelek kuhinjo z oddelkom računovodstvo, zato je naše raziskovalno vprašanje naslednje:

Kako in na kakšen način lahko poenostavimo, pohitrimo in digitaliziramo prenos informacij iz oddelka kuhinja v oddelek računovodstvo? Kako moramo zasnovati informacijski projekt, da bo le-ta uspešen?

6 METODOLOGIJA

Podatke o korakih celotnega projekta smo pridobili tako, da smo umetni inteligenci ChatGPT postavili naslednja vprašanja oz. zahteve: »Rada bi zasnovala projekt digitalizacije sistema oziroma prenos podatkov iz oddelka kuhinja v oddelek računovodstvo ... seveda moram vzpostaviti celostni sistem, tako da se informacije v papirni obliki ne bodo več prenašale po podjetju. Vhodne dokumente v podjetju dobimo v papirni obliki v kuhinjo. Pri prenosu dokumentov se papirji izgubijo. Na oddelku kuhinja nimamo nikakršne IT opreme, razen osebnega računalnika, ni tiskalnika, ni optičnega bralnika. V desetih korakih definiraj celotni projekt informatizacije….« in »Vseh 10 korakov podrobneje opiši v treh alinejah…..«. S to poizvedbo smo dobili naslednje odgovore (OpenAI, 2024):

1. korak: Analiza trenutnega stanja in potreb

Cilj: Razumevanje trenutnega načina dela, potreb in izzivov obeh oddelkov.

Aktivnosti:

• Opravite intervjuje z zaposlenimi v kuhinji in računovodstvu.
• Preučite trenutni proces prenosa papirnih dokumentov.
• Identificirajte vrste dokumentov, ki se prenašajo (npr. dobavnice, računi).
• Določite ključne zahteve za nov digitalni sistem.

2. korak: Definicija ciljev projekta

Cilj: Jasno določite cilje, ki jih želite doseči z digitalizacijo.

Aktivnosti:

• Zmanjšanje izgube papirjev.
• Hitrejši in bolj učinkovit prenos podatkov.
• Večja preglednost in sledljivost dokumentov.

3. korak: Izbira ustrezne IT opreme in programske opreme

Cilj: Identificirati in pridobiti ustrezno IT opremo in programsko opremo.

Aktivnosti:

• Izberite optične bralnike in tiskalnike za kuhinjo.
• Izberite programsko opremo za digitalno hrambo dokumentov (npr. dokumentni sistem, OCR program za prepoznavanje besedila).
• Preučite možnosti integracije z obstoječim računovodskim sistemom.

4. korak: Načrtovanje digitalnega toka dokumentov

Cilj: Definirajte nov digitalni tok dokumentov med oddelki.

Aktivnosti:

• Opredelite postopke za digitalizacijo vhodnih papirnih dokumentov.
• Določite korake za elektronski prenos dokumentov v računovodstvo.
• Razvijte protokole za varnost in dostop do digitalnih dokumentov.

5. korak: Nakup in namestitev opreme

Cilj: Namestitev potrebne strojne in programske opreme.

Aktivnosti:

• Kupite in namestite optične bralnike, tiskalnike in osebne računalnike (če je potrebno).
• Namestite izbrano programsko opremo.

6. korak: Razvoj ali prilagoditev programske opreme

Cilj: Programsko opremo prilagodite specifičnim potrebam podjetja.

Aktivnosti:

• Razvijte ali prilagodite programsko opremo za zajem in prenos podatkov.
• Testirajte integracijo z računovodskim sistemom.
• Prilagodite uporabniški vmesnik za lažjo uporabo.

7. korak: Izobraževanje zaposlenih

Cilj: Zagotovite, da bodo zaposleni usposobljeni za uporabo novega sistema.

Aktivnosti:

• Organizirajte delavnice za zaposlene v kuhinji in računovodstvu.
• Pripravite uporabniška navodila in video vodiče.
• Ponudite podporo pri uvajanju sistema.

8. korak: Pilotni projekt

Cilj: Nov sistem pred polnim uvajanjem testirajte na manjšem vzorcu.

Aktivnosti:

• Izvedite pilotni projekt z omejenim obsegom dokumentov.
• Zberite povratne informacije od uporabnikov.
• Odpravite morebitne težave in optimizirajte proces.

9. korak: Popolna uvedba sistema

Cilj: Implementirajte sistem v celotnem obsegu.

Aktivnosti:

• Razširite sistem na vse relevantne dokumente in postopke.
• Spremljajte delovanje sistema in odpravljajte morebitne težave.

10. korak: Spremljanje in izboljšave sistema

Cilj: Zagotovite dolgoročno uspešnost in učinkovitost sistema.

Aktivnosti:

• Redno preverjajte delovanje sistema in zadovoljstvo uporabnikov.
• Uvedite posodobitve in izboljšave na podlagi povratnih informacij.
• Zagotovite stalno podporo in izobraževanje zaposlenih.

Slika 2 prikazuje model informacijskega sistema in sicer prenos podatkov, dokumentov in informacij iz oddelka kuhinja v informacijski sistem in naprej v oddelek računovodstvo ter nazaj. Pretok informacij gre v vse smeri.

Slika 7: Model informacijskega sistema

Vir: Lastni prikaz

Podatke smo analizirali s programom Project Libre. Vse pridobljene podatke z umetno inteligenco ChatGPT smo vnesli v program (korake, naloge oz. aktivnosti celotnega projekta), določili časovni okvir za vsak korak posebej, določili akterje, ki bodo sodelovali v projektu in okvirne stroške dela na urno postavko. Program je opravil analizo in nam izračunal časovni okvir projekta – začetek in konec – ter vrednost (stroške) projekta.

7 REZULTATI IN RAZPRAVA

Planiranje projekta oziroma aktivnosti po Turban-u (Turban idr., 2018) je sestavljeno iz naslednjih aktivnosti:

• identifikacije rezultatov projekta,
• identifikacije opravil (nalog), ki jih je potrebno narediti,
• izdelave seznama opravil in odvisnosti med njimi,
• kreiranja urnika izvedbe vseh aktivnosti,
• določitve potrebnih virov,
• ocene stroškov za material, opremo in ljudi (delo),
• priprave proračuna,
• identifikacije potencialnih rizikov in protiukrepov.

Umetna inteligenca je upoštevala vse korake, razen zadnjega. V program Project Libre vnesemo vse korake našega projekta, katere nam je predlagala umetna inteligenca.

Določimo glavne udeležence oz. akterje. To sta naša sodelavca (administrator in uporabnik) in zunanji izvajalci (strokovnjaki za informacijske tehnologije – IT). Za okvirni izračun stroškov dela smo določili urne postavke naših sodelavcev, stroški IT opreme (strojna in programska oprema) pa so določeni na koncu.

Slika 3 prikazuje vse korake našega projekta v časovnem obdobju od 20. 5. 2024 do 30. 7. 2024 – torej slaba dva meseca. Imamo deset korakov (glavnih aktivnosti), ki se dalje delijo na podaktivnosti oz. opravila. Pri glavnih aktivnostih 2, 4, 6 in 8 dekompozicija na opravila ni prikazana.

Na sliki so prikazani: status aktivnosti (zaključena ali ni zaključena), ime aktivnosti, trajanje, začetek, konec, predhodna aktivnost in izvajalec. Gantogram prikazuje časovni potek izvajanja projekta po posameznih aktivnostih.

Menimo, da bi bilo priporočljivo, da se projekt razdeli na dva dela, in sicer v prvem delu bi zajeli devet korakov od 1. koraka »Analiza trenutnega stanja in potreb« do vključno koraka 9 »Popolna uvedba sistema«. V tem koraku bi bilo potrebno dodati še »Zaključek projekta«, ki vsebuje končno poročilo in potrditev zaključka projekta s strani najvišjega menedžmenta Doma. Ko bi sistem deloval v celoti in samostojno, pa bi prešli na zadnji, deseti korak »Spremljanje in izboljšave«. Ta korak ni časovno omejen in se izvaja skozi celotno dobo delovanja informacijskega sistema in vključuje aktivnosti stalnega napredka. S samim delom in redno uporabo programa se pokaže, ali sistem deluje pravilno in zadovoljivo, prav tako pa tudi vidimo, ali zaposleni pravilno uporabljajo zasnovan informacijski sistem in aplikativni program.

Poleg tega smo ugotovili, da umetna inteligenca ni predvidela začetnega koraka, to je »Zagon projekta« s strani najvišjega menedžmenta. Vodstvo Doma mora biti iniciator projekta, le-ta pa mora imeti podporo najvišjega vodstva, če želimo, da bo uspešno izpeljan.

Slika 3: Časovni razpored projekta po korakih (Gantogram)

Vir: Lastni prikaz

Na sliki 4 je prikazan korak 1 (Analiza trenutnega stanja in potreb) s štirimi opravili (aktivnostmi). Prikazani so tudi stroški po opravilih.

Slika 8: Primer koraka 1 z opravili

 Vir: Lastni prikaz

Predvidene ocenjene skupne stroške dela za uspešno implementacijo celega projekta po izvajalcih prikazuje slika 5. Skupaj bodo stroški znašali 9.374,00 €. Stroškov strojne in programske opreme nismo prikazali, so pa ocenjeni na 10.000,00 €.

Slika 9: Skupni stroški projekta – samo strošek dela

 Vir: Lastni prikaz

8 SKLEP

Z digitalizacijo prenosa podatkov med oddelkoma kuhinja in računovodstvo bomo izboljšali učinkovitost in zmanjšali možnosti za izgubo dokumentov. V vsakem trenutku bomo imeli na voljo vse potrebne informacije, katere potrebujemo za uspešno načrtovanje dela v kuhinji in planiranje stroškov porabe hrane in planiranje nabave izdelkov, ki so ključni za obratovanje kuhinje.

Ključ do uspeha je dobro načrtovanje, vključevanje zaposlenih in nenehno prilagajanje sistema potrebam podjetja. Z uporabo informatike in projektnega managementa je velika verjetnost, da nam bo zastavljeni projekt tudi uspel, saj v praksi veliko projektov ne uspe.

Ugotovili smo, da lahko z umetno inteligenco (ChatGPT) zasnujemo informatizacijo poslovnega procesa. Pri tem pa se ne smemo zanašati izključno na to orodje. Potrebna sta tehten razmislek in smiselna uporaba. Rezultate poizvedb z umetno inteligenco lahko izboljšamo z natančnejšimi podvprašanji. Ugotovili smo tudi, da lahko z uporabo programskega orodja (ProjectLibre) izvajanje projektov bistveno izboljšamo. Naredili smo projekt informatizacije poslovanja, na tak način pa bi lahko izvedli poljuben projekt.

Omejitev raziskave je v tem, da smo za pripravo projekta uporabili umetno inteligenco ChatGPT. Uporabili bi lahko kakšno drugo orodje, ki je bolj specializirano za področje projektnega menedžmenta. Umetna inteligenca lahko ponudi koristne informacije, ki pa niso vedno zanesljive ali popolnoma točne. Za specifično strokovno znanje bi bilo priporočljivo, da se posvetujemo z ustreznimi strokovnjaki. Pomanjkljivost raziskave je tudi v tem, da nismo zajeli stroškov strojne in programske opreme. To je predmet raziskovanja v času izvajanja projekta zaradi objektivnih okoliščin. Za izvajanje je ocena stroškov zadostovala.

9 LITERATURA IN VIRI

Dom starejših občanov Grosuplje (DSO). (2017). Pravilnik: O obsegu in obračunavanju socialno varstvenih storitev in dodatnih storitev v domu starejših občanov Grosuplje. https://www.dso-grosuplje.si/wp-content/uploads/2018/02/DSO_pravilnik_2017.pdf

Hladnik, A. (2024). Osnove informatike [power point predstavitev]. https://3www2.grafika.ntf.uni-lj.si/uploads/media/1-Osnove_informatike_01.pdf

OpenAI. (2024). ChatGPT (Maj GPT-3.5) [Large language model]. https://chat.openai.com

Rashid, M. H. A. (2023, 10. oktober). Information Processing Cycle: Library & Information Management. https://limbd.org/information-processing-cycle

Rupnik, R., in Rožanec, A. (2024). Osnove informacijskih sistemov [power point predstavitev]. https://studentski.net/gradivo/ulj_fri_ri3_ins_sno_predavanja_2005_2006_01

Stare, A. (2010, 30. september). Vodenje ali management projekta. https://projekt35.si/2010/09/30/vodenje-ali-management-projekta/

Turban, E., Pollard, C., in Wood, G. R. (2018). Information technology for management: On-demand strategies for performance, growth and sustainability (11. izd.). Hoboken, New Jersey: Wiley.

O avtorju:

¹ Metka Vehovec, Visoka šola za računovodstvo in finance, Stegne 21c, 1000 Ljubljana, Slovenija, metka.vehovec@studenti.vsr.si
² Franc Brcar, Visoka šola za računovodstvo in finance, Stegne 21c, 1000 Ljubljana Slovenija, franc.brcar@gmail.com