Spremembe, uspešnost, učinkovitost, agilnost, vitka filozofija in še in še. Nujno potrebne besede za vsakega človeka in še nujnejše za vsakega notranjega revizorja. V življenju in organizacijah skoraj ni procesa ali funkcije, ki bi bila odporna na spremembe in tveganja. In pri agilnem pristopu govorim o tveganjih neizkoriščenih možnosti, o izgubi priložnosti, neizkoriščenju možnosti dvigniti notranjo revizijo na višjo raven, dodajati vrednost organizaciji in življenju ter, kot si notranji revizorji radi dopovedujemo, tveganju, da nismo pogumni. Da smo pogumni in se spreminjamo, da se otresemo nepotrebnih okorelih praks, birokracije in postanemo vitki, agilni in v pravem pomenu tretja linija v organizaciji.
Del zapisanega v tem prispevku lahko velja le za notranje revizije z dvema ali več revizorji, vendar so načela in aktivnosti večinoma uporabni tudi za notranje revizije z enim samim zaposlenim. V prispevku obravnavamo uvajanje agilne notranje revizije v izbrani organizaciji (v nadaljnjem besedilu: organizacija ABC). Najprej so opredeljena teoretična izhodišča agilnosti in vitke filozofije, nato povzeta teoretična izhodišča in prednosti agilnosti v notranji reviziji, na koncu pa je prikazan praktični primer uvajanja agilnosti v organizaciji ABC. Pomembno je dodati, da so v prispevku zapisana osebna opažanja, zaznave, izkušnje in mišljenje avtorice, ki je strokovnjakinja na svojem področju (z večletnimi izkušnjami).
»Vitkost« pomeni izvajati procese stroškovno in časovno čim učinkoviteje. Njen cilj je zmanjšati napake, da se ne bodo več pojavljale in da bodo delovne aktivnosti opravljene le enkrat in takrat odlično (Agencija Poti, 2020).
Agilni pristopi, našteti v nadaljevanju poglavja, povečujejo možnost uspeha pri delovanju v negotovem in spreminjajočem se (poslovnem) okolju. Z agilnimi pristopi aktiviramo tudi svoje talente in konstruktivno uporabimo pridobljena znanja. Agilnost je usmerjena v točno določen rezultat, izvajanje pa je dinamično ob upoštevanju notranjih in zunanjih dejavnikov. Agilno delovanje zahteva zavzete in ozaveščene posameznike, ki s svojim delovanjem pozitivno vplivajo na vse zaposlene (Agencija Poti, 2020).
Opravljeno delo se v sodobnem (poslovnem) okolju meri z rezultati. Vedno bolj se uveljavlja tudi koncept dela od doma v kombinaciji z osebno prisotnostjo na delovnem mestu. Skrivnost uspeha je v transparentno zastavljenih merilih uspeha, ki izhajajo iz vrednot, poslanstva, vizije, strategije in ciljev organizacije. To je temelj za učinkovito uvajanje in uporabo agilnih pristopov (Agencija Poti, 2020).
Kljub vedno višji stopnji avtomatizacije poslovanja in modernim tehnologijam velja, da so največji potencial organizacij še vedno ljudje. Ključ do uspeha je torej v usposobljenih in motiviranih zaposlenih, ki razumejo principe vitkega delovanja in so dovolj agilni, da jih pri svojem delu tudi upoštevajo (Agencija Poti, 2020).
Vitka filozofija (Juričan, 2020) predpostavlja, da mora vsaka organizacija stalno izboljševati vse svoje procese, celotno organizacijo, predvsem pa proizvodni sistem v povezavi z nabavnimi, oskrbovalnimi, finančno-računovodskimi in komercialno-prodajnimi aktivnostmi. Zato gre za celovit način delovanja organizacije, pri katerem se organizacija osredotoča na:
Juričan (2020) povzema, da Womack, Jones in roos v knjigi Mašina, ki je spremenila svet opisujejo, da je vitkost vitka, ker organizacija porabi manj vsega, polovico energije kadrov, polovico proizvodnih hal, investicij v orodja, inženirskih ur za razvoj novega produkta, polovico zalog v proizvodnem sistemu itd. Juričan poudarja, da se vse to odraža v manj napakah in, kar je popolnoma kontraintuitivno, več raznovrstnih produktov se lahko proizvede v krajšem času.
Celoten proizvodni vidik lahko zelo enostavno prenesemo na vsak proces in tako tudi na proces notranje revizije. Smo del organizacije, zato se moramo spreminjati in dajati primer dobre prakse celotni organizaciji. Pri tem moramo le paziti, da je pri notranji reviziji ključna osredotočenost na ljudi – notranji revizorji sami moramo ponotranjiti vitko filozofijo in jo začeti živeti. Če nam to uspe, je veliko lažje celotno filozofijo prenesti tudi na izvajanje notranjerevizijskega procesa.
Zato se mora tudi notranja revizija osredotočati na:
Če povzamemo po Juričanu (2020) in prenesemo na notranjo revizijo, je prepoznava izgub časa in ugleda najprimernejši vstop v vitko organiziranost notranje revizije. Nadaljnji koraki obsegajo postavljanje vedno novih in primernejših, vendar ne nujno višjih minimalnih internih standardov. Brez spreminjanja minimalnih internih standardov ni izboljšav v notranji reviziji. Primeroma je lahko standard, da so poročila notranjerevizijskega posla obširna in podrobno opisujejo proces in ugotovitve. Tako notranji revizorji veliko časa porabimo za pisanje in opisovanje procesa, namesto da bi ta čas namenili pregledom drugih pomembnejših tveganj, procesov, projektov ipd. Standard lahko primeroma spremenimo, tako da so poročila kratka, jedrnata in osredotočena na ugotovitve in priporočila.
Juričan (2020) navaja še naslednje vodilo: vedno dostavi deležniku v količini, kakovosti in času, kot jo je zahteval in jo je tudi pripravljen plačati. Torej je pri notranji reviziji ključno, da ustrezno opredelimo in uskladimo z deležniki cilje notranjerevizijskih poslov in mu jih take tudi »dostavimo«.
Bistvo vitkosti (Juričan, 2020) ni v tem, da tekmujemo, koliko raznovrstnih vitkih tehnik bomo uporabili, temveč da stalno napredujemo in izboljšujemo notranjerevizijske procese iz enega obdobja v naslednje.
Notranjo revizijo (prirejeno po Juričan, 2020) naj pri vitki preobrazbi vodijo štiri temeljna poslovna izhodišča:
Poudariti je treba, da pri spreminjanju notranje revizije ne gre za pretirano skrajševanje časa in zmanjševanje stroškov. Uvajanje vitke notranje revizije poteka po načelu Aut viam inveniam aut faciam (Našel bom pot ali pa jo naredil), ki odklanja pometanje problemov pod preprogo in o vsem – celo o organizacijskih svetih kravah – podvomi. Čeprav mislim, da je notranja revizija zelo konservativna dejavnost in se bo večkrat slišalo: »Nikoli ne bomo atletsko vitki, saj tega, kar delamo, ni mogoče narediti hitreje, ceneje, bolje,« je naloga odgovornih notranjih revizorjev, da ta negativni tok misli preobrnemo, vsekakor pa, da vzdržujemo pozitivni odnos do problemov in njihovih rešitev (prirejeno po Juričan, 2020).
Katere so torej značilnosti vitke notranje revizije (prirejeno po Juričan, 2020):
Glavna ovira pri prehodu na vitki pristop seveda niso pomanjkanje časa, odpori in nemotiviranost, temveč sindrom rutine ali organizacijske slepote, ki nastane zaradi prevelike vpetosti v vsakdanje probleme in potrebe po herojskem reševanju kriznih situacij. Velikokrat so izgube zakrite kot aktivnosti, ki dodajajo vrednost, zato jih je prav težko najti. Prva naloga vitkega vodje notranje revizije je, da razkrije probleme (Juričan, 2020).
Kot opredeli Juričan (2020), je za preskok v vitko dimenzijo – torej izven varnih ustaljenih praks – s ciljem izogibanja čim več popolnoma običajnim napakam ter s ciljem prepoznavanja štirih navedenih izhodišč velikokrat v začetni fazi uvajanja nujno:
a) uporaba metode vizualizacije temeljnih in/ali podpornih procesov;
b) onemogočanje vračanja v stari način delovanja;
c) izbira še drugih tehnik, ki omogočajo tudi največjim strokovnjakom za opravljanje dane naloge pogled s svežega vidika.
Taka razgrnitev se v tej fazi lahko podpre najmanj z analizami (npr. stroškov in koristi) ter s čim bolj konsistentnimi dokazi, da je predlagana izboljšava boljša od obstoječega stanja izvajanja procesa. Ker bodo ravno tisti notranji revizorji, ki so sposobni jasno in glasno prepoznati izgube in neenakomernost, nosilno jedro vitkosti v organizaciji, jim velja nameniti vsako minuto, ki jo imamo na voljo, za krepitev njihove vitke miselnosti in prenosa koristnih idej v prakso (Juričan, 2020).
Vitko razmišljanje temelji na prepričanju, da je treba problem odkriti čim prej, celo opustiti upanje, da bo tako zasnovan proces prinesel želene rezultate. Zato velja, da ima organizacija večji problem, če v njej prevladuje prepričanje, da problemov ni. Bistvo zgodbe je, kako spodbuditi takojšnje reševanje problemov z vitkimi tehnikami, sproti, ko izzivi nastajajo (Juričan, 2020). Če povzamemo za notranjo revizijo, takoj ko zaznamo novonastajajoča tveganja organizacije, jih mora notranja revizija čim hitreje pregledati in oceniti ter se glede na oceno odločiti za izvedbo notranjerevizijskega posla in s tem pomagati organizaciji. Enako seveda velja za samo delovanje funkcije notranje revizije – če imamo problem znotraj notranje revizije, ga je treba čim hitreje ugotoviti in ustrezno rešiti. Če ni ustreznega znanja in kompetenc, je treba čim hitreje uvesti nova izobraževanja in usposabljanja.
katere smernice upoštevati pri spodbujanju vitkega razmišljanja, pri pridobivanju koristnih predlogov in njihovem prenosu v prakso (prirejeno po Juričan, 2020):
Tudi če vitka organizacija ne prinese izplena nemudoma, vztrajamo.
Tax-Fin-Lex d.o.o.
pravno-poslovni portal,
založništvo in
izobraževanja
Tax-Fin-Lex d.o.o.
Železna cesta 18
1000 Ljubljana
Slovenija
T: +386 1 4324 243
E: info@tax-fin-lex.si
PONUDBA
Predstavitev portala
Zakonodaja
Sodna praksa
Strokovne publikacije
Komentarji zakonov
Zgledi knjiženj
Priročniki
Obveščanja o zakonodajnih novostih
TFL AI
TFL IZOBRAŽEVANJA
TFL SVETOVANJE
TFL BREZPLAČNO
Brezplačne storitve
Preizkusite portal TFL
E-dnevnik Lex-Novice
E-tednik TFL Glasnik