TFL Vsebine / TFLGlasnik

IZHODIŠČE

Naloge notranje revizije morajo biti skladno z Mednarodnim standardom strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju 1000 – Namen, pristojnost, odgovornost in naloga opredeljene v notranjerevizijski temeljni listini. Skladno s standardom 1110 – Organizacijska neodvisnost mora biti notranja revizija pri izvajanju svojih nalog organizacijsko neodvisna. To se uresničuje, če je vodja notranje revizije funkcijsko odgovoren in poroča organu nadzora, ki med drugim odobri notranjerevizijsko temeljno listino in načrt dela notranje revizije, proračun in načrt virov za notranjo revizijo ter prejema sporočila o delovanju notranje revizije v zvezi z njenim načrtom dela. Na določanje obsega notranjega revidiranja, izvajanja dela in sporočanje izidov ne sme vplivati nihče. Skladno s standardom 2010 – Načrtovanje vodja notranje revizije izdela načrt notranje revizije na podlagi dokumentirane ocene tveganja najmanj enkrat letno, nato pa ga mora pregledovati in po potrebi prilagoditi spremembam v poslovanju, tveganjih, delovanju, programih, sistemih in kontrolah organizacije. Upoštevati mora tudi vhodne informacije poslovodstva in organa nadzora.

Pri nenačrtovani reviziji je treba upoštevati določila iz notranjerevizijske temeljne listine in pri njihovem izvajanju slediti zahtevam Mednarodnih standardov strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju (v nadaljevanju: standardi).

Na podlagi predstavljenega izhodišča je bila sprejeta strokovna razlaga.

STROKOVNA RAZLAGA

Nenačrtovani notranjerevizijski posli (v nadaljevanju: nenačrtovani posli) niso izrecno opredeljeni v Standardih.¹ Organizacije prilagajajo izvajanje nenačrtovanih poslov svojim potrebam in s tem razvijajo različne prakse, na katerih temelji nadaljnja strokovna razlaga.

Za nenačrtovane posle se v praksi in literaturi uporabljajo različni pojmi: izredne revizije, ad hoc pregledi, posebne naloge, drugi posli, nedefinirane revizije, dogovorjeni posli, posebne preiskave.²

Po Hofmannu se naloge notranje revizije delijo na delovne naloge in posebne naloge, ki predstavljajo t. i. izredne revizije. Te se opravijo v skladu z njihovo nujnostjo (tveganostjo) in viri, ki so na voljo notranjerevizijski službi. Izredne revizije so nenačrtovani posli in jih izvajamo v izrednih primerih zaradi spremenjene prvotne ocene poslovnega tveganja ali ob sumu nepravilnosti.

Osnovna pravila za izvajanje nenačrtovanih poslov je treba vključiti v notranjerevizijsko temeljno listino, ki jo potrdijo ustrezni organi. Podrobnejša operativna navodila pa so lahko vključena v izvedbene notranje akte. Nenačrtovane revizije vključujejo vse faze, ki jih poznamo iz Standardov za redne revizije (načrtovanje, izvajanje, poročanje, spremljanje).

Nenačrtovanih poslov, kot že samo ime pove, ne načrtujemo vnaprej in niso vključeni v letni načrt notranje revizije tako kot redni notranjerevizijski posli (opredelitev področja poslovanja in opis vsebine načrtovanih revizij), ampak v rezervirani čas za druge naloge. Čas v revizor-dni za nenačrtovane posle (druge naloge) se opredeli znotraj razpoložljivih revizijskih ur v posameznem letu. Včasih je delež revizijskih ur, namenjenih za nenačrtovane/druge posle, opredeljen v notranjih pravilih. Če bi bilo potrebno več časa, se mora vodja notranje revizije dogovoriti za posodobitev oz. spremembo načrta.

Pobudo za izvedbo nenačrtovanega posla lahko podajo notranji deležniki (zaposleni organizacije, poslovodstvo, organi nadzora – upravni odbor, nadzorni svet/revizijska komisija) oz. vodja notranje revizije na podlagi spremenjene prvotne ocene poslovnega tveganja ali ob sumu nepravilnosti. Nenačrtovani posel pa se lahko izvede tudi zaradi zunanjih dejavnikov, npr. zaradi spremembe zakonodaje, na zahtevo nadzornih institucij. Možne predlagatelje, naročnike in/ali odločevalce za izvedbo nenačrtovanih revizij se določi v notranjerevizijski temeljni listini. Vodja notranje revizije mora pred izvedbo nenačrtovanega posla proučiti, ali zaradi tega ne bodo ostala nepokrita druga pomembnejša tveganja (notranjerevizijski posli) iz potrjenega načrta.

Če je v potrjenem letnem načrtu notranje revizije že upoštevan čas za izvajanje drugih nalog oz. poslov, se nenačrtovani posli lahko izvedejo v tem časovnem okviru. O izvajanju se obvesti poslovodstvo in organ nadzora. Če potrjenega načrta dela zaradi izvedbe nenačrtovanega posla ne bo mogoče doseči, pa se je treba dogovoriti s poslovodstvom in organom nadzora za posodobitev oz. spremembo načrta. Način izvedbe spremembe je opredeljen v notranjerevizijski listini.

Za izvedbo nenačrtovanega posla se je treba z naročnikom (če se za posel ne odloči vodja notranje revizije) dogovoriti o predmetu in cilju posla, obseg dela določi vodja notranje revizije. Če za izvedbo posla ni veščaka za to področje v službi notranje revizije, je treba z organom nadzora razpravljati in se dogovoriti o zagotovitvi zunanjega veščaka/izvajalca.

Nenačrtovani posli se lahko razlikujejo od načrtovanih revizijskih poslov glede na nujnost izvedbe oz. cilj revidiranja. Uporabi se metodologija, določena v notranjerevizijski listini in/ali izvedbenih aktih notranje revizije, razlike v metodologiji so lahko npr. glede najave posla (ki je lahko ni ali se pošlje v krajšem roku), glede strukture poročila idr.

Vodja notranje revizije odloči, komu in kako bo poročilo razposlano. Naročnik je tudi prejemnik poročila, pri čemer so prejemniki lahko tudi druge osebe. V izjemnih primerih je naročnik lahko izključen s seznama prejemnikov.

Ugotovitve s priporočili iz nenačrtovanih poslov se vključi v register priporočil in spremlja se izvajanje njihovih aktivnosti do izvedbe. Nenačrtovane posle se vključi v obdobna poročila o delovanju notranje revizije skupaj s pregledom stanja/statusa posameznih priporočil.

V notranjerevizijski stroki se v zadnjem času poudarjajo agilni pristopi k revidiranju, tudi v zvezi z načrtovanjem, pri čemer vedno bolj izgubljajo pomen letni načrti notranjih revizij, ki so jih potrdili organi nadzora in izhajajo iz prepoznanih tveganj v zadnjem četrtletju predhodnega leta. Novejša literatura navaja, da bi se morale analize tveganosti in s tem načrti notranjih revizij pripravljati vsaj na polletni osnovi, zaradi pogostih medletnih sprememb zakonodaje, geopolitičnih in okoljskih sprememb pa tudi pogosteje. Prakse organizacij se razvijajo v smeri, da se načrti notranjih revizij pripravljajo najmanj polletno, pri čemer nenačrtovane revizije največkrat postanejo načrtovane revizije v naslednjem polletju.

Opombe

1. Prav tako odbor ni zasledil, da bi to pojasnjevala novejša strokovna literatura.

2. Povzeto iz strokovne zbirke Notranje revidiranje , dr. Franc Koletnik, 2007, str.110