Pravilnik o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva arhivu

2814. Pravilnik o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva arhivu

Na podlagi tretjega odstavka 24. člena zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, 32/97) izdaja minister za kulturo

P R A V I L N I K
o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva arhivu

1. Splošna določba

1. člen

Ta pravilnik določa način in postopek odbiranja javnega arhivskega gradiva (v nadaljnjem besedilu: arhivskega gradiva) iz dokumentarnega gradiva in postopek izročanja javnega arhivskega gradiva arhivu.

2. Vrednotenje in odbiranje arhivskega gradiva

2. člen

(1)

Odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva se opravi na podlagi vrednotenja dokumentarnega gradiva.

(2)

Načela in kriteriji za vrednotenje dokumentarnega gradiva so:

-

potrebe zgodovinopisja, drugih znanosti in kulture, s tem da se upošteva najpogosteje uporabljeno arhivsko gradivo za te namene,

-

pomembnost vsebine gradiva, ki se ugotavlja z neposredno analizo ali s predvidevanjem,

-

specifičnost dogodkov in pojavov, za katere je potrebno ohraniti več gradiva ali gradivo v celoti,

-

specifičnost kraja ali območja, na katerega se nanaša gradivo, oziroma na katerem je gradivo nastalo,

-

pomen javnopravne osebe, ki ustvarja gradivo,

-

odločujoči organ,

-

pomen avtorja gradiva,

-

izvirnost dokumentov ter njihovo ponavljanje (dupliranje), tako da se v množici multipliciranega gradiva določi gradivo, ki najbolj popolno odraža vsebino,

-

izvirnost podatkov in informacij ter njihovo ponavljanje, tako da se zagotavlja optimalno možno ohranjanje izvirnih zapisanih podatkov in informacij o naravi, stvareh, krajih, dogodkih, pojavih in osebah,

-

zadovoljiva zastopanost masovnega enakovrednega gradiva na podlagi reprezentativnega izbora, glede na vrsto gradiva, kronološki presek ali statistične metode,

-

ohranjenost in obseg nastalega gradiva,

-

notranje in zunanje značilnosti gradiva kot so jezik, umetniška vrednost ali način zapisa.

(3)

Dokumentarno gradivo za katerega se šteje, da je zaradi svojega pomena praviloma vedno arhivsko gradivo, je določeno v prilogi tega pravilnika.

(4)

Javnopravna oseba odbira arhivsko gradivo v skladu z določili tega pravilnika in v skladu s pisnimi navodili pristojnega arhiva za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva.

3. člen

(1)

Arhiv v pisnem navodilu javnopravni osebi za katero je pristojen, opredeli in podrobneje določi uporabo načel in kriterijev iz drugega odstavka prejšnjega člena in določi seznam dokumentarnega gradiva javnopravne osebe, ki ima lastnosti arhivskega gradiva.

(2)

Pisno navodilo iz prejšnjega odstavka mora upoštevati organizacijsko strukturo javnopravne osebe ter način razvrščanja dokumentarnega gradiva, ki ga ta uporablja.

(3)

Pri organih državne uprave, organih lokalnih skupnosti ter pravosodnih organih mora pisno navodilo temeljiti na načinu razvrščanja gradiva, predpisanem za pisarniško poslovanje.

4. člen

(1)

Javnopravna oseba mora seznaniti arhiv s svojo organizacijsko strukturo, pristojnostmi oziroma nalogami, predmetom poslovanja, funkcijami in dejavnostjo, z načinom pisarniškega poslovanja ter evidencami o dokumentarnem gradivu.

(2)

Javnopravna oseba mora dati arhivu tudi druge podatke, ki so potrebni za vrednotenje njenega dokumentarnega gradiva.

5. člen

(1)

Arhivsko gradivo se odbira iz zaokroženih celot in kompletno, praviloma vsakih pet let, najkasneje pa pred izročitvijo gradiva arhivu.

(2)

Javnopravna oseba mora pred pričetkom odbiranja arhivskega gradiva obvestiti o tem arhiv.

Pravilnik o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva arhivu

Za ogled celotnega čistopisa z dodatnimi funkcijami prikaza je potrebna prijava v portal.

Obvestilo o uporabi piškotkov