TFL Vsebine / TFLGlasnik

Potni stroški so ena izmed šestih najpogostejših postavk, pri kateri inšpektorji ugotovijo kršitve. V veliko primerih podjetniki zaradi različnih razlogov ne morejo dokazati, da so njihovi potni nalogi verodostojna knjigovodska listina, posledično pa v primeru obiska davčnega inšpektorja tvegajo: globo, zamudne obresti, obračun dohodnine, prispevkov in povečanje davka od dohodkov pravnih oseb. Ker se bliža zaključevanje bilanc, številni podjetniki pa nevestno pišejo potne naloge za nazaj, je ta tema vsekakor aktualna.

Potni nalog – verodostojna knjigovodska listina

Knjigovodske listine so praviloma v posebni obliki sestavljeni zapisi o poslovnih dogodkih, ki spreminjajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke, stroške in odhodke. SRS 21 navaja, da morajo knjigovodske listine izkazovati poslovne dogodke verodostojno in pošteno. Knjigovodska listina je verodostojna, če se pri njenem kontroliranju pokaže, da lahko strokovna oseba, ki ni sodelovala v poslovnem dogodku, na njeni podlagi popolnoma jasno in brez dvomov spozna naravo in obseg poslovnega dogodka.

Potni nalog je ena izmed notranjih knjigovodskih listin. Gre v bistvu za dve med seboj povezani listini: potni nalog in obračun potnih stroškov. V SRS 21 ni natančno določeno, katere podatke mora vsebovati potni nalog, je pa obvezno, da iz njegove vsebine izhajajo podatki, na podlagi katerih je poslovni dogodek jasno in nedvoumno razviden.

Na potnem nalogu običajno navedemo naslednje podatke:

• naziv in sedež podjetja,
• zaporedna številka in datum potnega naloga (zaporedne številke si morajo slediti kronološko, imamo pa lahko več različnih številčenj v skladu z internimi akti),
• ime in priimek delavca, ki je poslan na službeno pot in njegovo delovno mesto v podjetju (delovno mesto se mora ujemati z namenom službene poti),
• naslov prebivališča delavca,
• navedba, po čigavem nalogu gre delavec na službeno pot,
• datum in ura odhoda (pomembno za višino dnevnice),
• natančna relacija poti (pomembno za obračun kilometrine),
• namen poti (z natančno opredelitvijo obiskanega podjetja, oseb in namena obiska),
• predvideno trajanje službene poti,
• vrsta prevoza in registrska označba vozila, če gre za avtomobil,
• znesek in datum nakazila predujma,
• podpis pooblaščene osebe, ki je izdala potni nalog.

Na obračunu potnega naloga so poleg zgornjih običajno navedeni še naslednji podatki:

• dejanski datum in ura odhoda in prihoda,
• dejanski čas trajanja službene poti,
• število in višina dnevnic,
• število kilometrov in višina kilometrine,
• zneski ostalih stroškov, navedeni posamično, dokumentirani v prilogi k potnemu nalogu,
• skupni znesek potnih stroškov,
• znesek potnih stroškov za izplačilo po odštetem predujmu,
• stanje kilometrov števca na začetku službene poti in na koncu službene poti (v primeru uporabe službenega vozila),
• kraj in datum obračuna potnih stroškov,
• podpis delavca,
• navedba imena in podpis osebe, ki je odobrila izplačilo potnih stroškov.

Zakoni, ki urejajo področje potnih nalogov in povračil v zvezi z njimi

Pri obravnavi povračil iz naslova potnih stroškov ločimo dva vidika: delovnopravnega in davčnega. Po delovnopravnem vidiku urejajo to področje kolektivne pogodbe, Zakon o delovnih razmerjih in interni akti podjetja. Če podjetje povrne nižji znesek potnih stroškov kot določajo zgornje določbe, lahko delavec pravice, ki mu pripadajo z zakonom, iztoži. Po davčnem vidiku urejata področje potnih stroškov Zakon o dohodnini in davčne uredbe. Davčna uredba (Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja, Ul. 140/06, 76/08 in 63/17) določa neobdavčeno višino dnevnic, kilometrine, ostalih stroškov prevoza, povračil stroškov prenočevanja na službeni poti in povračilo drugih stroškov. Če podjetje povrne nižji znesek potnih stroškov, kot določajo zgornje določbe, je znesek še vedno davčno priznan.

Stroške, povezane s službenim potovanjem v tujino, ureja Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino. Skladno z navedeno uredbo povračila stroškov za službena potovanja v tujino obsegajo:

• dnevnico kot povračilo za stroške prehrane,
• povračilo stroškov za prenočišče,
• povračilo stroškov prevoza,
• povračilo drugih stroškov.

Sankcije v primeru ugotovitve inšpektorja, da so potni nalogi neverodostojna knjigovodska listina

Največje nepravilnosti v zvezi s stroški nastajajo predvsem na naslednjih področjih:

• previsoko obračunana stopnja amortizacije (presežena dovoljena stopnja za davčne namene),
• vključena amortizacija za osnovna sredstva, ki niso povezana s poslovanjem podjetja,
• vključevanje stroškov, ki niso povezani s poslovanjem podjetja,
• nepravilni in neutemeljeni potni nalogi,
• prejeti računi za storitve, ki jih zavezanec ne more upravičiti kot davčno priznane stroške,
• stroški reprezentance, ki niso nastali v povezavi s poslovnimi partnerji.

V primeru inšpekcijskega pregleda inšpektor obdavči neutemeljene in neupravičene zneske potnih stroškov, ki jih je prejel delavec, kot drug prejemek iz delovnega razmerja, kar pomeni, da se znesek obruti in obravnava kot plača (plača se dohodnina in vsi prispevki).

Celoten članek je dostopen za naročnike!