TFL Vsebine / TFLGlasnik

IZHODIŠČE

Organizacije morajo skladno z Globalnimi standardi notranjega revidiranja (GIAS) zagotavljati redno izvedbo zunanje presoje kakovosti notranje revizije. Namen zunanje presoje kakovosti je zagotoviti neodvisno in objektivno oceno skladnosti delovanja notranje revizije s standardi GIAS ter oceno uspešnosti delovanja notranje revizije. Zato je pomembno, da je izvajalec presoje ne le strokovno usposobljen, temveč tudi dejansko in zaznano neodvisen.

Pri pripravi na izvedbo se v praksi pojavi dilema, kdo je pristojen za potrditev izvajalca zunanje presoje kakovosti. Čeprav standardi GIAS opredelijo zahtevo po izvedbi zunanje presoje kakovosti in poudarjajo vlogo organa nadzora, ne določajo podrobnega postopka za izbiro izvajalca. Veljavna slovenska zakonodaja pa tega vprašanja ne ureja.

Na podlagi predstavljenega izhodišča je bila sprejeta strokovna razlaga.

STROKOVNA RAZLAGA

GIAS v Standardu 8.4 – Zunanja presoja kakovosti določajo, da mora vodja notranje revizije načrt zunanje presoje kakovosti obravnavati z organom nadzora ter zagotoviti, da zunanjo presojo opravi usposobljen in neodvisen presojevalec oziroma presojevalna skupina. Standardi sicer ne določajo izrecno, kdo potrdi izvajalca zunanje presoje kakovosti, vendar organu nadzora priznavajo pomembno vlogo pri zagotavljanju ustreznosti in neodvisnosti zunanjega presojevalca.

Pri določanju pristojnega organa je treba upoštevati zakonodajo, ki ureja posamezno vrsto organizacije, ter ureditev korporativnega upravljanja. Čeprav posamezni predpisi različno urejajo položaj notranje revizije, jim je skupno, da organu nadzora oziroma upravljalnemu organu v nadzorni funkciji podeljujejo pomembno odgovornost za zagotavljanje učinkovitega delovanja notranje revizije in sistema notranjih kontrol. Po ZGD-1 je v 280. in 281.a členu organu nadzora naloženo spremljanje učinkovitosti notranje revizije ter soglasje k imenovanju vodje notranje revizije, listini notranje revizije in načrtom njenega dela. V ZBan-4 je upravljalnemu organu v nadzorni funkciji pripisana odgovornost za nadzor sistema upravljanja, notranjih kontrol in funkcije notranje revizije, ZZavar-1 pa organu nadzora pripisuje odgovornost za nadzor sistema upravljanja, katerega sestavni del je tudi notranja revizija. V organizacijah javnega sektorja zakonodaja praviloma ne določa organa, pristojnega za potrditev izvajalca zunanje presoje kakovosti, vendar je tam, kjer organ nadzora obstaja, smiselno uporabiti enako načelo.

Odgovor na vprašanje

Ne glede na vrsto organizacije se na podlagi standardov GIAS lahko sklene, da mora biti organ nadzora oziroma organ, ki opravlja primerljivo funkcijo upravljanja in nadzora nad notranjo revizijo, najmanj seznanjen z izbiro izvajalca zunanje presoje kakovosti. Če ima organizacija organ nadzora, je z vidika dobrih praks upravljanja priporočljivo, da ta izvajalca potrdi oziroma to nalogo prenese na revizijsko komisijo. Končna ureditev postopka je odvisna od sistema upravljanja posamezne organizacije, njene organiziranosti in internih pravil. Zato je pomembno, da organizacija jasno opredeli pristojnosti posameznih deležnikov ter način odločanja o izbiri izvajalca zunanje presoje kakovosti.

Temeljne odgovornosti in razmerja med vodjo notranje revizije, poslovodstvom, revizijsko komisijo in organom nadzora je priporočljivo opredeliti v listini notranje revizije, saj je to temeljni dokument, ki ureja položaj, namen, pristojnosti in odgovornosti notranje revizije. Če organizacija posamezna vprašanja podrobneje ureja v drugih internih aktih, kot so pravilnik o notranji reviziji, metodologija notranje revizije, pravilnik o javnem naročanju oziroma nabavnih postopkih ali drug primerljiv akt, morajo biti določbe usklajene in ne smejo biti v nasprotju z listino notranje revizije.

Ne glede na to, v katerem internem aktu organizacija uredi postopek, je priporočljivo, da opredeli najmanj:

• pristojnost vodje notranje revizije za pripravo strokovnih zahtev, presojo usposobljenosti in neodvisnosti izvajalca ter pripravo predloga izvajalca;
• vlogo pristojne strokovne službe oziroma nabavne komisije pri izvedbi postopka izbire skladno z internimi pravili organizacije;
• vlogo poslovodstva pri zagotavljanju finančnih sredstev in izvedbi postopka;
• pristojnosti revizijske komisije oziroma organa nadzora pri obravnavi in potrditvi izbire izvajalca;
• način dokumentiranja presoje neodvisnosti in usposobljenosti izvajalca;
• način dokumentiranja odločitve ter poročanja o rezultatih zunanje presoje kakovosti.

Organizacija naj pred začetkom postopka pripravi načrt izvedbe zunanje presoje kakovosti, v katerem opredeli časovni okvir izvedbe, potrebna sredstva, merila za izbor izvajalca, odgovornosti posameznih deležnikov in način poročanja o izidih presoje. Načrt naj obravnavata poslovodstvo in revizijska komisija oziroma organ nadzora, s čimer se zagotovi skupno razumevanje poteka postopka še pred začetkom izbire izvajalca.

Operativna izvedba izbire izvajalca naj se nato izvede skladno z internimi pravili organizacije o nabavnih oziroma javnonaročniških postopkih. Pri tem je pomembno razlikovati med strateškimi odločitvami, ki se nanašajo na odgovornosti posameznih organov in naj bodo določene v listini notranje revizije, ter operativnimi postopki, kot so način zbiranja ponudb, merila za ocenjevanje, dokumentiranje postopka in izvedba naročila, ki jih je smiselno urediti v metodologiji notranje revizije, pravilniku o notranji reviziji oziroma internem aktu, ki ureja nabavne postopke. Takšna razmejitev zagotavlja preglednost, jasno odgovornost posameznih deležnikov ter enotno in ponovljivo izvedbo zunanje presoje kakovosti.